Entenda o que é e como funciona o design sprint passo a passo, o método de criação de projetos criado por Jake Knapp no Google
Sobram desafios dentro das organizações. Ter ideias para responder a eles, no entanto, não parece ser algo difícil. Já identificar quais ideias são boas... Esse é o desafio das organizações. E mesmo que identificadas, ideias atravessam um longo caminho de incertezas - no qual muitas vezes se perdem - até chegarem ao mundo real.
Por isso, ter uma caixa de ferramentas que vão ajudar a validar soluções antes de empenhar uma grande equipe, investir muito dinheiro e tempo nelas é fundamental para as organizações.
Uma dessas ferramentas é o design sprint. O design sprint é uma metodologia criada por Jake Knapp dentro do Google exatamente para validar ideias. Depois de muitas aplicações e, claro, melhorias, o método foi explicado por seu criador, com outros dois coautores (John Zeratsky e Braden Kowitz), no livro Sprint: o método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias, um “guia faça você mesmo para que qualquer pessoa possa conduzir seu próprio sprint”.
Neste post, vamos fazer uma espécie de resumo do passo a passo de um sprint do Google, tal como explicado por Knapp em seu livro. Evidentemente, ele não vai substituir a leitura do livro - que nós indicamos fortemente -, mas ajudará você a lembrar de todos os pontos.
O que é um design sprint?
Design sprint é uma metodologia criada e melhorada pelo designer Jake Knapp, durante sua passagem pelo Google e pelo Google Ventures, para resolver desafios por meio de protótipos construídos por uma equipe reduzida e em pouquíssimo tempo, mais precisamente em 5 dias.
Nesse sentido, o design sprint é bem parecido com a Lean Inception, método criado por Paulo Caroli para validar ideias de produtos. Veja os passos no vídeo abaixo:
O princípio geral do sprint é não esperar pelo lançamento de um MVP – o que faz com que a empresa se comprometa com a execução de um projeto – para descobrir se uma solução é boa. A ideia é ver que resultados pode-se esperar da solução com o menor investimento, equipe e tempo de desenvolvimento possíveis, proporcionando o melhor ROI.
Esse tipo de validação inicial busca seu aprendizado na superfície e na aparência – que, segundo Knapp, é o que importa para o público –, não na profundidade. Depois dessa validação, a organização pode, com segurança, desenvolver sistemas e tecnologias subjacentes em um MVP ou abrir mão do projeto.
Aplicado em mais de 100 empresas pelo criador e demais colaboradores, o design sprint pode ajudar empresas de todos os portes e de todos os setores.
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Como o passo a passo do design sprint foi criado?
O design sprint é fruto do aperfeiçoamento de um processo de criação bem conhecido: o brainstorming. Para Knapp, apesar de divertidos, barulhentos e animados, os brainstormings não produzem boas ideias.
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Knapp observou que as boas ideias vinham de pessoas que estavam trabalhando sozinhas, altamente focadas. Depois de algumas observações e testes com esse método, Knapp incluiu ainda a prototipação, o teste de validação e um prazo bem definido para todo o processo.
Disso saiu o primeiro passo a passo do design sprint, que foi validado dentro do Google e, depois, em startups do portfólio do Google Ventures.
Preparando um design sprint: desafio, equipe e espaço
1. Qual o seu desafio?
Design sprints são ideais para encontrar respostas a desafios que envolvam alto risco, pouco tempo, bastante dinheiro e que, por tudo isso, podem facilmente estagnar.
Seu design sprint deve, portanto, partir de um desafio importante para a organização, porque requer bastante energia e foco. Knapp inclusive recomenda que ela não seja usada a torto e a direito, sob risco de a equipe não se empenhar ao máximo.
Parta, portanto, de um desafio grande e relevante para a organização.
2. Monte uma equipe de design sprint
Segundo Knapp, o número de pessoas ideal em um design sprint é sete ou menos, de várias áreas relacionadas ao projeto. A ideia é que as atividades da organização não sejam tão comprometidas - afinal, esse time vai se dedicar full time ao sprint.
Você vai precisar de um ou dois definidores e demais especialistas de áreas-chave para a resolução do desafio.
Além disso, Knapp recomenda a inclusão de um criador de caso – “pessoas inteligentes que têm opiniões contrárias fortes” e de alguns outros especialistas para visitas rápidas, em que poderão compartilhar o que sabem e tirar dúvidas do time titular.
Por fim, o sprint requer um facilitador, a pessoa que vai conduzir todo o processo, gerindo o tempo, as atividades e as pessoas. Busque um facilitador neutro. Knapp recomenda que seja um terceiro, de fora da empresa e da equipe, embora isso não seja um pré-requisito.
3. O tempo e o espaço do design sprint
Vimos acima que o design sprint dura apenas cinco dias. Mas saiba que são cinco dias de expediente dedicados inteiramente a ela.
Além disso, o espaço deve incluir quadros brancos e materiais de escritório, como post-its, canetas, pequenos círculos adesivos e folhas A4. Intervalos, lanches e água também ajudam a deixar todos os participantes bem confortáveis.
Knapp recomenda que os participantes não utilizem celular e notebook dentro do espaço reservado para o sprint. No entanto, se precisar, os participantes podem sair à vontade para conferi-los, bem como utilizar durante os intervalos. (Acredite, poucos farão isso).
Design sprint passo a passo
#1 Segunda-feira: Faça um mapa e escolha um alvo
O ponto de partida do design sprint, na segunda-feira de manhã, é responder: por que estamos aqui?
A partir das respostas esboce as perguntas que o sprint vai responder e seu objetivo de longo prazo.
Feito isso, você poderá traçar um mapa, que vai colocar a complexidade de suas necessidades de maneira mais esquemática, com vistas a obter um alvo bem específico e objetivo do percurso no sprint. Siga o padrão:
- Atores: todos os personagens da história, como clientes, produto e vendedores, por exemplo.
- Ações: como os atores interagem a fim de produzir o desfecho esperado? Aqui, Knapp recomenda que os sprinters utilizem setas e frases descritivas, que não compliquem e que se ajudem mutuamente.
- Fim: o desfecho da ação dos atores, que pode ser comprar, entregar, atender e por aí vai.
Esses passos do design sprint devem durar a manhã toda. À tarde, acontece o que Knapp chama de Pergunte aos especialistas, entrevistas com os integrantes do sprint e outros especialistas que os sprinters considerarem necessários para entender as nuances do projeto.
O objetivo é refinar o trabalho feito durante a manhã (objetivo de longo prazo, perguntas do sprint e mapa). Então, todos devem agir como se fossem repórteres. As anotações, tanto de dificuldades quanto de oportunidades, podem ser organizadas de acordo com o método Como Poderíamos …?
Depois de colados na parede, os post-its de Como Poderíamos são organizados em grupos, votados em relação à sua utilidade corretiva e, por fim, incluídos no mapa.
Feito isso, para fechar o primeiro dia de design sprint, o definidor escolherá, dentro do mapa, um público e um evento-alvo – a partir do qual o restante dos passos do sprint vão se desenrolar.
#2 Terça-feira: Esboce soluções concorrentes
Você iniciará a manhã de terça procurando ideias preexistentes que possam ser usadas à tarde para se chegar a uma solução.
Essas ideias podem ser de outras empresas do mesmo ou de outros ramos, ou até da própria empresa.
Listadas as ideias, elas podem ser apresentadas em Demonstrações-relâmpago de não mais do que três minutos. As soluções preferidas dos sprinters deverão ser registradas – ainda não debatidas – à medida que são apresentadas. Essa será a matéria-prima que os integrantes usarão para seus esboços de solução, à tarde.
Mas, antes de iniciar os esboços, reveja o mapa. Se o foco do problema ainda for complexo demais, divida-o em focos específicos e crie subgrupos para trabalhar com cada um deles. Mas, se o foco for bem específico, todos podem trabalhar em uma solução só.
À tarde é hora de criar os esboços de solução – individualmente. Eles não precisam ser obras de arte. Apesar disso, Knapp ressalta que devem ser autoexplicativos, anônimos, completos e titulados.
#3 Quarta-feira: Escolha a melhor solução
A quarta deve ser um dia bem animado, já que a terça terminou com a entrega de várias soluções. Mas, como não é possível prototipar todas, este dia será reservado à decisão pela solução vencedora. Knapp criou um processo para essa tomada de decisão, com cinco passos:
- Museu de arte: cole todos os esboços de solução na parede.
- Mapa de calor: peça que cada participante analise as soluções em silêncio e, com adesivos circulares, marque partes interessantes em cada decisão.
- Críticas-relâmpago: facilitador faz um breve resumo da solução, e a equipe discute os destaques e o criador explica eventuais dúvidas – tudo isso em não mais que três minutos.
- Pesquisa de intenção de voto: cada participante vota anonimamente na decisão de que mais gostou.
- Supervoto: definidor faz a escolha final da solução.
No caso de vencedores que não puderem ser conciliados no mesmo protótipo, o grupo pode prototipar os dois.
À tarde, os esboços escolhidos vão ser abertos em storyboards, representações em 15 a 20 quadros de todo o protótipo.
Aqui, não é hora de ter ideias, mas de incorporar o conteúdo dos esboços aprovados na experiência que o público-alvo deverá fazer lá na sexta-feira.
#4 Quinta-feira: Construa um protótipo realista
Agora é hora de dar realidade ao storyboard, ou melhor, criar um simulacro da realidade. Por que simulacro?
Falamos no começo do artigo que a validação que ocorre na sprint é da superfície, ou seja, de uma fachada de solução, não de um produto real. Então, você vai prototipar só o suficiente para que a solução seja testada de modo a responder às suas perguntas.
Knapp recomenda que você não faça um protótipo que não esteja disposto a descartar. No entanto, ele deve parecer real. Knapp chama isso padrão Cachinhos Dourados.
Parece difícil achar esse ponto de equilíbrio, e tampouco há receita pronta, já que cada projeto é único. Mas, com um pouco de criatividade, as ferramentas certas e boa divisão de esforços, tudo pode ser prototipado dessa maneira.
Costurado o protótipo, faça um teste e, depois dos ajustes finais, ele está pronto para o grande dia: o teste com o público.
#5 Sexta-feira: Teste com o público-alvo
Ao longo da semana, paralelamente à condução dos passos do design sprint, o facilitador deve recrutar, por meio de anúncios, cinco representantes do público-alvo da solução, que vão testá-la neste dia.
Knapp recomenda anúncios genéricos e compensação financeira, para atrair bastante gente. Para filtrar os candidatos, aplique formulários.
Na sexta-feira, você organizará o dia em torno de cinco entrevistas de uma hora, prevendo alguns intervalos entre elas. Transmita-as ao vivo para os outros sprinters.
A entrevista seguirá um roteiro desenvolvido por Michael Margolis ao longo da centena de design sprints conduzidas no GV. Incentive seu entrevistador a desenvolver seu próprio roteiro antes das entrevistas. É assim:
- Boas-vindas: explicação sobre o que vai acontecer e demais burocracias (autorização da gravação, documento de confidencialidade, etc.).
- Perguntas de contextualização: entenda como o entrevistado se insere no contexto mais amplo em que o seu projeto se apresenta.
- Apresentação do protótipo: introduza o produto e como ele pretende se inserir naquele contexto sobre o qual estão discutindo, sempre frisando que se trata de um protótipo e que o objetivo é que o entrevistado mostre falhas e dê feedbacks, pensando em voz alta sem pudores.
- Tarefas com o protótipo: faça perguntas que ajudem o entrevistado a iniciar e, depois, a falar durante o teste, mas não o instrua.
- Debriefing: faça perguntas que ajudem o entrevistado a sintetizar suas impressões positivas e negativas, sugestões de melhoria e comparações com concorrentes.
Cada entrevista será acompanhada em tempo real, noutra sala, pelos sprinters. Eles farão anotações – não é hora de discutir nada ainda – e as colarão no quadro. Após, buscarão padrões, agrupando-as.
Depois, toda a equipe estará pronta para tirar os aprendizados da experiência dessa semana.
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Design sprint passo a passo: pronto para conhecer suas melhores ideias?
Chegamos ao fim do nosso resumo do passo a passo de um sprint. A semana é muito intensa!
Saiba que um design sprint vencedor não é aquele que mostra que suas ideias são boas. Knapp declara que, mesmo quando mostra que uma solução não é boa, ninguém perde com um design sprint. Raro é, segundo o criador do design sprint, que uma solução se mostre 100% aprovada de primeira.
Normalmente, de maneira natural, o método dará origem a testes com novos protótipos, levando a equipe a chegar à melhor solução para seu desafio, no menor tempo possível.
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