Veja quais informações um bom documento contém, boas práticas de criação e um passo a passo para fazer a documentação de softwares

Há quem diga que softwares bem escritos não precisam ser documentados. A documentação seria apenas um esforço desnecessário. E como reza o manifesto ágil, software funcional, e não uma documentação abrangente, é a prioridade.

Tudo isso é verdade. Mas não descarta a documentação. Na verdade uma boa documentação. Negligenciá-la pode gerar gargalos desnecessários, mesmo no desenvolvimento ágil de softwares. 

Além do mais, ter um software documentado é uma segurança para os usuários e os envolvidos no projeto, que podem ter a documentação do software como uma espécie de oráculo, instrumento com todas as respostas do produto, desde como ele funciona até como os casos de uso e regras de negócio fluem pelo sistema.

E os usuários gostam. De acordo com o relatório Connecting with Consumers da LivePerson, 51% dos consumidores entrevistados preferem receber suporte técnico por meio de uma base de conhecimento, como os documentos.

No entanto, produzir uma documentação de software relevante pode ser um desafio para os times, o que torna o processo maçante, e o documento, ruim. Afinal, como documentar softwares de maneira eficiente, a fim de que ele se torne um guia estratégico para a organização? Neste post, trazemos as informações que a documentação do software precisa ter, as boas práticas de documentar e o passo a passo para uma boa documentação de softwares.

Informações que a documentação do software precisa ter

A documentação de software auxilia o público a entender e utilizar o produto, seja esse público composto de administradores, colegas, técnicos ou usuários finais. Por isso, é fundamental que ela seja clara, pesquisável e, acima de tudo, útil.

Uma boa documentação de software deve capacitar o público e não frustrá-lo, para isso precisa ter alguns elementos básicos, como suporte ao cliente. Mas não só isso. O documento também precisa ter a construção da marca e da confiança. 

Isso porque os usuários procuram o documento quando mais precisam. E se as informações não estiverem lá de forma clara e precisa, eles começarão a procurar alternativas e, neste caso, elas podem não ser a melhor opção para a sua empresa. É por isso que a maior parte da documentação de software está disponível no site da empresa ou em páginas de ajuda em canais digitais.

A seguir, relacionamos 4 itens que consideramos essenciais em uma documentação de software. São eles:

1. Suporte ao usuário final

Um guia de usuário, com notas de versão, sistemas de ajuda online, programas de treinamento ou procedimentos operacionais, isto é, qualquer detalhe que ajude os usuários a usar o produto. 

2. Suporte de marketing

Uma publicidade focada no produto, usada para promover a marca e a empresa, como fotos, vídeos explicativos, apresentações e materiais que levam a páginas de destino com informações técnicas.

3. Suporte ao desenvolvimento

Especificações funcionais e técnicas, que servem como guias de desenvolvimento de software ou simplesmente procedimentos e ferramentas para ajudar desenvolvedores a fazer seu trabalho.

4. Suporte à organização

Informações sobre a empresa, sua estrutura, seus procedimentos, fluxos de trabalho, as políticas e tudo o mais que os profissionais da sua equipe precisam saber para realizar seus trabalhos.

Saiba mais: Como a lei de Conway afeta o desenvolvimento de softwares?

Boas práticas de documentação

Para auxiliar você a documentar seu software com eficácia e a garantir os resultados esperados, relacionamos 5 boas práticas focadas no conteúdo da documentação. Para aspectos técnicos do documento, há ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar também.

1. Escreva o que seu público gostaria de ler

Entenda bem para qual público você está documentando e defina com cuidado sobre o idioma, tom de voz, a estrutura e os tópicos que você vai usar.

2. Adicione um índice, de fácil leitura

Prepare os leitores para o que eles irão encontrar no documento e permita com que avancem ou retornem a um certo ponto com facilidade.

3. Explique de maneira simples e detalhada

Sua documentação deve ser fácil de consumir, tanto para sua equipe quanto para os usuários do software. Detalhe todos os itens, porém faça isso de forma simples e direta, sem focar demais em obviedades.

4. Crie um plano de atualização

Adicionar a data da última atualização é essencial para ambientar o leitor da documentação. Além disso, garantir que o documento esteja sempre relevante é fundamental.

5. Ajude os leitores a encontrar seu documento

Faça com que, ao ser procurado, seu documento seja encontrado. Para isso, adicione recursos e nomes de produtos a títulos e explicações, facilitando a indexação em canais digitais, por exemplo.

Veja: Como customizar o software legado a fim de otimizar processos?

Passo a passo para uma boa documentação de softwares

Escrita, geralmente, por um especialista em redação técnica, a documentação de softwares, ou documentação técnica, deve traduzir detalhes do produto em um conteúdo que seja facilmente compreendido pelos usuários finais.

Para isso, relacionamos abaixo um passo a passo em 5 etapas para a hora de documentar um software. 

1. Crie um plano de documentação

Tenha em mãos um planejamento para as etapas de documentação de software, com: objetivos, recursos existentes, guias de estilo de linguagem, esboço de tópicos que a documentação tratará, ferramentas a serem utilizadas, como será o gerenciamento e, por fim, prazo e resultados finais, que servirão para guiá-lo nesse projeto de documentar.

2. Defina estrutura e design

Antes mesmo de começar a criar o conteúdo, defina como será a estrutura da sua documentação de software e qual o design que será apresentado, incluindo como será desenhada a hierarquia das informações referentes aos documentos técnicos e qual a estrutura de navegação do documento. 

3. Faça um documento estruturado

O conteúdo de uma boa documentação de software deve ter uma apresentação que facilite a análise. O usuário tem que conseguir encontrar rapidamente o que precisa. Pense em um modelo que contenha uma estrutura como: título, subtítulo, visão geral, índice, características e talvez um “leia mais”, com informações adicionais.

4. Obtenha feedback antes de finalizar

Já na fase inicial, no rascunho ou esboço da documentação, procure obter feedback do seu documento, tanto da parte estrutural como de erros de gramática. Quando chegar na fase final, com cerca de 90% da sua documentação concluída, peça para seu público revisar profundamente seu documento, para evitar surpresas desagradáveis ao finalizar.

5. Edite, edite e edite mais

Lembre-se o processo contínuo de edição é que faz uma boa redação. Por isso, após colher os feedbacks e revisar, exponha o documento a edição de um profissional de redação técnica, para que todos os itens sejam profundamente revisados. Alguém com esse olhar pode garantir que a linguagem tenha um fluxo lógico e seja consistente ao longo do texto.

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Documentação de software fortalece o negócio

Como vimos, documentar softwares é uma das maneiras mais inteligentes de fornecer todas as informações necessárias do produto aos usuários finais, pensando principalmente na sua experiência de compra e usabilidade.

A documentação de software bem-feita também serve como um guia para os colegas e profissionais envolvidos no projeto, que poderão consultar o documento sempre que tiverem dúvidas sobre o produto e suas funcionalidades.

A melhor maneira de fazer com que a documentação de software não seja negligenciada em um projeto de desenvolvimento é fazer com que ela faça parte do fluxo de trabalho e seja uma das etapas fundamentais do projeto.

Ter uma documentação de software eficaz e sempre atualizada é um recurso valioso para sua organização, que pode tornar processos e equipes mais eficientes, garantindo a integração de desenvolvedores novos e, principalmente, melhorando a experiência do usuário com seu produto e sua marca.