Saiba como negociar uma mudança no escopo de projeto fechado e o que fazer para minimizar os impactos dessa ação no desenvolvimento de software

A mudança no escopo do projeto é um fato comum ao longo do processo de desenvolvimento de um software. Ainda assim, boa parte das organizações opta por continuar trabalhando com escopo fechado, com a ideia de que dessa forma será mais fácil controlar cronograma, custo e benefício do projeto.

Na maioria das vezes, no entanto, não se controla o que acontece. E o grande risco, nesses casos, é que a falta de controle das mudanças é uma das maiores barreiras para o sucesso do projeto. 

De acordo com artigo escrito por Jane Suchan, publicado na Microsoft, a mudança descontrolada é um dos maiores inimigos de um gerente de projeto. 

Sem o controle de mudanças, o escopo do projeto se torna um alvo móvel e você corre o risco de perder um ou mais fatores de sucesso do projeto. A capacidade de gerenciar e controlar mudanças, principalmente no escopo do projeto, é a chave para atingir as metas e um indicador de desempenho típico para um gerente de projeto. A mudança do projeto é inevitável e você deve estar preparado para lidar com ela quando – não se – acontecer.

Sendo assim, como em muitos projetos a mudança vai acontecer, o grande desafio do gerente de projetos é entender que o seu trabalho não é interromper a mudança de escopo, mas administrar essa mudança com eficiência.

E isso levanta a questão: como negociar mudanças de escopo sem produzir impactos maiores sobre o software? 

Neste post, vamos abordar as principais causas das mudanças de escopo, quais as consequências do excesso de mudanças, como preparar um projeto de escopo fechado para a mudança e como negociar essas mudanças.

As principais causas das mudança de escopo

De acordo com o Project Management Stack Exchange, “mudança de escopo é uma decisão oficial feita pelo gerente de projeto e o cliente para alterar um recurso X para expandir ou reduzir sua funcionalidade. Geralmente, a mudança de escopo envolve ajustes no custo, orçamento, outros recursos ou cronograma”.

As principais causas das mudanças no escopo do projeto de TI são a falta de um planejamento adequado ou falta de recursos, ocasionando muitas vezes em uma necessidade de um aumento do escopo.

Mudanças no escopo do projeto também podem acontecer quando novos dados ou informações vêm à tona para incorporar a estratégia ou o plano existente.

No caso de projetos agile, essas mudanças são vistas como uma parte saudável e produtiva do processo de desenvolvimento do produto. Mas há mecanismos para que elas aconteçam na hora certa.

Saber equilibrar a gestão da mudança e a burocracia é o grande desafio para os gerentes de projetos, que irão precisar rapidamente de um plano de gerenciamento de mudança de projeto que deve descrever o que acontece quando ocorrem desvios.

O propósito não é prevenir mudanças, mas delinear um processo que deixe claro como a mudança será comunicada, como as decisões serão tomadas e como o projeto se adaptará àquela situação.

Saiba mais: Prototipação de software: porque você deveria fazer mais

As consequências do excesso de mudanças

Quando acontecem as mudanças no escopo do projeto e elas não são avaliadas, discutidas e tratadas de maneira adequada, isso pode levar a atrasos irrecuperáveis ​​no cronograma, conflitos de recursos e estouros de custos.

Além disso, outros efeitos negativos de mudanças constantes podem resultar em code smell e spaghetti code. 

Vale lembrar que, na maioria das vezes, são muitas alterações de pequeno alcance que causam danos, em vez das grandes e óbvias. Considere isso ao definir seus critérios de recomendações técnicas. Por exemplo, seu plano de gerenciamento de mudança deve definir categorias de solicitação de mudança, como aquelas que têm uma consequência maior ou menor.

Um plano de gerenciamento de mudanças bem pensado e detalhado, que foi aceito pelos membros da equipe do projeto e pelas partes interessadas, economizará tempo e dinheiro, algo que os gerentes de projeto nunca têm o suficiente.

Leia também: Projeto de software: optar por escopo aberto ou fechado?

Como preparar um projeto de escopo fechado para a mudança?

De acordo com o desenvolvimento ágil de software, não importa o quão sólida seja a definição do escopo do projeto, as mudanças são uma parte inevitável e natural do processo de gerenciamento de projetos. 

A seguir, relacionamos 3 dicas práticas para ajudar você a se preparar para uma mudança no escopo do projeto:

1. Prepare-se para a mudança

Se em algum momento você perceber que os novos dados indicam que o resultado do projeto não será bem-sucedido por não atender os objetivos estratégicos do cliente, reflita sobre o que é necessário para que isso aconteça: um novo prazo? Mais recursos? Um novo método?

2. Documente as etapas

Garanta que todas as etapas do projeto estão sendo registradas e comunicadas com eficácia a fim de que sejam assertivamente implementáveis pela sua equipe e compreensíveis ao cliente. 

3. Avalie o impacto de uma mudança

Reserve um tempo para avaliar uma possível mudança no projeto. Comece fazendo algumas perguntas como:

• O projeto está alinhado às nossas prioridades estratégicas? 
• Por que a parte interessada ou cliente pediria uma mudança? 
• O projeto está seguindo o cronograma para alcançar os resultados desejados? 

Além disso, criar arquitetura mais flexível, trabalhar com metodologias ágeis em projetos de softwares, contar com agile squads e manter o projeto simples, são algumas boas práticas para se preparar para as mudanças no escopo do projeto. Assim como usar técnicas da extreme programming, como clean code e pair programming.

Confira: Desenvolvimento de softwares: como a inteligência artificial pode acelerar

Projeto de escopo fechado: como negociar mudanças?

Negociar mudanças, independente da metodologia de projeto usada, é sempre importante. Em projeto de escopo fechado mais ainda, porque o cliente pode não estar preparado para isso.

Para auxiliar nessa negociação, a seguir estão 5 dicas essenciais para gerenciar mudanças no escopo do projeto:

1. Reveja o que foi alinhado com o cliente

Volte no documento em que foi definido os requisitos do projeto, assim como objetivos, prazos, cronograma, despesas e marcos importantes. Certifique-se do que o cliente considera mais relevante e o que pode abrir mão em relação aos prazos e custos.

2. Defina o processo de mudança

Descreva para o cliente como você irá conduzir a mudança e documente quando serão realizadas as mudanças, de que forma, quem irá solicitar as aprovações e quem aprovará. Garanta que além do cliente, todos os envolvidos no projeto sejam aderentes às mudanças.

3. Revise a mudança e avalie o impacto

Reúna todos os fatos e, em seguida, elabore uma recomendação para que você e seu cliente possam tomar uma decisão informada sobre como seguir em frente, avaliando todos os impactos que as mudanças podem causar, inclusive envolvendo pessoas da sua equipe e seus trabalhos atuais e futuros.

4. Comunique e obtenha aprovação

Revisar o registro de alterações com o cliente e obter aprovação em cada etapa é fundamental para mitigar os problemas de comunicação que podem acontecer ao longo do processo. Além disso, manter um contato semanal com o status do desenvolvimento ajuda no envolvimento do projeto.

5. Siga em frente com o plano alterado

Uma vez que a mudança for aprovada, vá em frente e atualize seu plano de projeto, monitorando o orçamento, cronograma e qualquer outra documentação que você usar para rastrear e relatar seu projeto.

Veja: Como a lei de Conway afeta o desenvolvimento de softwares?

Assuma o controle das mudanças de escopo

Como vimos, ao optar por um escopo fechado em um projeto de desenvolvimento de software, muitas vezes a organização precisa fazer mudanças, principalmente se quiser acelerar as entregas e otimizar custos.

No entanto, para minimizar os impactos negativos dessas mudanças no escopo do projeto e assumir o controle da situação, contar com uma empresa de desenvolvimento de software experiente pode ser uma opção bastante eficaz.

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