Veja o passo a passo para diminuir o tempo de espera na produção para garantir mais eficiência nos processos

Como sabemos, nos últimos anos, o comércio eletrônico vem crescendo de forma exponencial. Impulsionado ainda mais pela pandemia do novo coronavírus, as compras e vendas pela internet ganharam muita força.

Com isso, reduzir o tempo de entrega de produtos e serviços para clientes finais tornou-se uma prioridade para as empresas que buscam a satisfação e a fidelização do consumidor.

Buscar o menor lead time possível entre o momento que o cliente faz o pedido e a entrega do produto ou serviço é uma prática perseguida por 10 entre 10 empresas.

Afinal, além da satisfação plena do cliente em receber seu pedido ou serviço em um tempo mínimo, ter um tempo de entrega reduzido significa entregar mais, com menores custos operacionais. Isso, sem falar no diferencial competitivo que a empresa que consegue esse feito passa a ter no mercado. Atingir esse resultado adiciona valor à marca, fazendo com que a organização se destaque perante as concorrentes.

No entanto, alcançar esse objetivo não é uma tarefa fácil. Há desafios internos e externos, como disrupções da cadeia de suprimentos, falta de visibilidade operacional, entre outros.

O que fazer para mitigá-los? Neste artigo, você verá omo calcular corretamente o lead time e que fatores impactam nesse tempo. E, ainda, por que é importante diminuir o tempo de espera na operação.

Fatores que impactam o lead time

Para cada modelo de negócio existem fatores específicos que definem e impactam diretamente o seu lead time. No entanto, 3 fatores se destacam como os principais:

Compra

O tempo entre a solicitação de matéria-prima ao fornecedor e a sua entrega na empresa influencia bastante no tempo de espera do consumidor final. Ainda há o agravante de quando o pedido é feito incorretamente, pois esse tempo afeta todo o processo e ainda a imagem da empresa perante o cliente.

Produção

Se a empresa depende diretamente da matéria-prima para produção do produto final, é preciso se atentar ao tempo de produção de todas as áreas envolvidas no processo. Todas as etapas precisam atuar em sintonia para garantir o cumprimento dos prazos, sem perder a qualidade.

Entrega

Além da agilidade do meio utilizado para as entregas (via correio ou transportadora), outro ponto que influencia no tempo de entrega é a burocracia operacional, em caso de materiais importados. Para minimizar esse problema é importante prestar atenção no peso e volume, além da origem e do destino da mercadoria.

A boa notícia é que para resolver esses obstáculos, existem soluções, como o uso da tecnologia, para a melhoria dos processos e a terceirização de alguns serviços.

Essas podem ser alternativas bastante viáveis que geram benefícios não só para diminuir o lead time, mas para a empresa como um todo.

Como calcular o lead time

Saber como calcular o lead time é importante para entender a diferença entre o almejado e o realizado. Onde estão os tempos de espera, de quanto tempo eles são e o quanto eles impactam no tempo total? 

O lead, assim como o VSM, são o desenho das operações e ajudam a direcionar esforços de melhoria contínua.

Lembrando que, para empresas de alguns segmentos específicos, o cálculo do lead time é realizado por meio de fórmulas já prontas. 

No entanto, se a sua produção é variada, será preciso calcular a partir das necessidades estabelecidas.

Confira a seguir o passo a passo em 4 etapas para calcular o lead time corretamente.

1. Liste os materiais necessários

Avalie todos os elementos necessários para sua operação do início ao fim. Inclua nessa lista a matéria-prima, a mão de obra, os produtos e até a manutenção.

2. Determine o tempo de aquisição

Procure saber quanto tempo será gasto para adquirir cada um dos insumos necessários, desde o momento da compra até a entrega do fornecedor.

3. Faça uma seleção dos itens

Selecione todos os itens da lista e faça uma previsão de cada um deles entre a chegada do insumo na empresa e o tempo para entrar em produção.

4. Adicione o tempo de espera

Considere aqui os atrasos e imprevistos, que eventualmente podem acontecer, por diferentes motivos, para que o produto/serviço chegue no prazo determinado.

Após validar todos os passos acima, você certamente saberá qual o lead time do seu negócio.

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Como interpretar o lead time

Sabemos que qualquer processo de negócio, incluindo projetos de software, é beneficiado pela previsibilidade de suas entregas, portanto, todas as informações disponíveis devem estar previstas e visíveis, incluindo as mudanças.

Para interpretar o lead time de um processo é necessário analisar o gráfico a partir da identificação do período entre o início de uma atividade até seu término, buscando entender quanto tempo cada tarefa precisa para ser realizada até que seja disponibilizada para o cliente validar.

Outra ferramenta bastante utilizada em metodologias ágeis para visualizar o processo de fluxo de trabalho é o Cumulative flow diagram, que fornece métricas para melhorar a eficiência da equipe.

Como reduzir o lead time na operação

Além de saber calcular e interpretar o lead time, é importante realizar o gerenciamento logístico, a fim de reduzir o tempo de espera nas operações e aumentar a produtividade nos negócios.

Para reduzir o lead time na operação, de modo geral, é preciso:

• aumentar a força de trabalho;
• utilizar automação;
• adotar medidas a fim de eliminar defeitos ou possíveis problemas do produto/serviço;
• encontrar fornecedores confiáveis, com bons prazos e flexibilidade com a negociação;
• implementar um sistema de gestão para agilizar as etapas de produção e eliminar falhas;
• saber que a qualidade do produto/serviço é primordial, mesmo com foco em reduzir o tempo de entrega;
• estar sempre atento aos gargalos que podem surgir e afetar o seu processo de produção;
• garantir que a manutenção das máquinas esteja sempre em dia, a fim de evitar paradas indesejadas na produção;
• otimizar a rota percorrida para a entrega do produto/serviço ao cliente ou contar com transportadora, além dos serviços dos Correios.

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Por que é importante diminuir o lead time

Reduzir o lead time é fundamental para que a empresa consiga crescer de maneira ágil e rápida. Afinal, quanto menos tempo de execução para o desenvolvimento e a produção de um produto ou serviço, mais produtiva é a empresa.

Além da organização de ter fluxos de trabalho bem definidos, otimizar o lead time também evita atrasos e minimiza períodos de inatividade.

Isso sem contar que, com um lead time reduzido, o líder consegue visualizar o andamento das tarefas de forma simples e ter mais agilidade na tomada de decisão.

Ter uma equipe que saiba priorizar as demandas e consiga dividir os processos em partes menores, de modo que todas as etapas possam ser desenvolvidas de maneira mais rápida é uma ótima maneira de reduzir o tempo de entrega ao cliente.

Veja mais benefícios:

• Menos desperdícios
• Custos mais baixos em cada etapa do processo;
• Melhora na qualidade das entregas;
• Menor tempo de resposta;
• Padronização;
• Escalabilidade da operação e
• Produtividade. 

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Lead time: calcule e melhore seus processos

Apesar de desafiador, otimizar o lead time é um exercício constante em toda a cadeia logística.

Além de saber calcular e interpretar o lead time, é preciso contar com uma equipe de profissionais capacitadas para diminuir o tempo de entrega de produtos/serviços aos clientes, sem diminuir a qualidade.

Dessa forma, o tempo de espera da produção é diminuído, aumentando a produtividade e a efetividade dos processos. Além de garantir a satisfação do consumidor que busca, além de qualidade, agilidade.