Confira boas práticas em comunicação para equipes remotas que refletem na eficiência do trabalho

A pandemia do novo coronavírus vem redefinindo o modo de trabalho na maioria das empresas. Com as mudanças, a busca por uma comunicação assertiva nas equipes remotas tornou-se um ponto-chave e ao mesmo tempo um desafio dos líderes.

A maneira como os profissionais interagem entre si e com seus líderes a distância influencia – e muito – nos níveis de motivação para as atividades diárias e, consequente, produtividade e eficiência do trabalho. Afastados do escritório, muitos sentem-se desconectados da equipe. 

Para auxiliar na interação entre os times, novas formas e ferramentas surgem no mercado. Só que elas não entregam tudo: melhorar as habilidades em comunicação pode fazer toda a diferença nos resultados da equipe, especialmente no trabalho remoto.

De acordo com uma pesquisa da Mckinsey, apesar da produtividade ter aumentado, muitos profissionais dizem que se sentem ansiosos e exaustos. O que preocupa os líderes, pois a ansiedade reduz a satisfação no trabalho e pode e pode afetar relações e desempenho. Segundo a pesquisa, a ansiedade dos profissionais vem da falta de um plano sobre o futuro do trabalho e da vontade de uma comunicação mais frequente com seus líderes. 

No entanto, para alguns líderes, manter uma comunicação fluida com seus liderados de forma remota tem sido bastante desafiador. Se este é o seu caso, continue a leitura. 

Neste post, vamos abordar quais os principais desafios em comunicação remota, quais as diferenças para a comunicação do dia a dia no escritório e 6 boas práticas para ter uma comunicação assertiva com a equipe.

Desafios em comunicação remota

A comunicação assertiva em equipes remotas envolve uma variedade de canais e ferramentas, geralmente incluindo e-mail, mensagens, videoconferência e outros aplicativos e softwares.

No entanto, para fazer isso funcionar de maneira eficaz, o líder precisa estabelecer normas de comunicação organizacional com frequência, definir os canais e o tom de voz. Afinal, quando se trata de comunicação remota muitas situações podem falhar ou ser mal interpretadas.

Entre os principais desafios que líderes enfrentam na tarefa de ter uma comunicação assertiva mesmo a distância, podemos destacar:

Falta de visibilidade

Entender quem da equipe está disponível, e em que momento, pode ser um desafio para o líder, se as atividades não estiverem expostas em uma ferramenta com status, por exemplo. O que os integrantes do time estão fazendo e quem pode ajudar em determinada tarefa também podem ser questionamentos que líderes se fazem com frequência em uma situação de trabalho remoto.

Falta de contexto 

Uma série de elementos que se tem em encontros presenciais, como a forma mais humanizada de falar ou o senso de humor aguçado podem ser ocasionalmente perdidos em reuniões virtuais e provocar desentendimentos entre a equipe, por falha de uma comunicação assertiva, tornando-se um obstáculo a ser superado pelo líder o quanto antes para não gerar mais problemas.

Dificuldade de relacionamento 

É comum que os profissionais caiam em uma comunicação mais limitada, isto é, que falem somente o básico, a nível profissional, e esqueçam da interação mais pessoal que, normalmente, acontece em equipes que se encontram no escritório diariamente. Times com relacionamento mais próximo tendem a ter mais confiança uns nos outros.

Saiba mais: 9 maus comportamentos que afetam a performance da equipe de TI

Comunicação em equipes remotas: não basta replicar o modelo do escritório

Sabemos que equipes remotas apresentam um paradigma diferente, como profissionais disponíveis para o trabalho em momentos diferentes do dia. Por isso, uma comunicação assertiva vai requerer um tratamento distinto da praticada quando as pessoas convivem no escritório.

Inclusive, com as novas configurações domésticas, a forma de trabalho mudou muito. Os líderes precisaram se adaptar a esse novo modelo, e principalmente reforçar suas habilidades de comunicação para manter a equipe conectada e alinhada em relação às atividades profissionais.

Entretanto, manter todos na mesma página, como se diz, não quer dizer fazer reuniões o tempo todo. Muito pelo contrário. 

De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, comunicações rápidas, com períodos mais longos de silêncio entre elas, são marcas registradas de equipes de sucesso. A pesquisa indica também que para ser assertiva cada peça de comunicação deve se concentrar em um pequeno conjunto de tópicos e que líderes devem evitar microgerenciamento. 

A comunicação excessiva pode, inclusive, impedir que os profissionais façam seu trabalho. Quando os profissionais passam muito tempo atendendo chamadas, e-mails e mensagens, eles não têm tempo suficiente para se dedicar à conclusão de suas tarefas. 

Tornar as informações acessíveis em um ambiente virtual é outro ponto da comunicação remota que precisa mais do que nunca da atenção dos líderes. A comunicação baseada em nuvem já é uma realidade em muitas organizações que pretendem manter uma comunicação assertiva, em qualquer ambiente.

Em entrevista à Forbes, Tomas Gorny, CEO da Nextiva, uma empresa de comunicação baseada em nuvem declarou:

Nesse novo ambiente de trabalho, algumas empresas podem precisar reavaliar sua estratégia de comunicação – ou reformulá-la totalmente. Não importa o que eles façam, é importante se comunicar com eficácia. Quando as equipes têm informações relevantes na ponta dos dedos, elas estão mais propensas a ter sucesso. Ao mesmo tempo, as equipes precisam ser capazes de colaborar com facilidade e eficiência de qualquer lugar para oferecer experiências excelentes.

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6 dicas para ter uma comunicação assertiva

Para ajudar os líderes a ter uma comunicação mais assertiva com seus times, preparamos 6 dicas práticas que devem aumentar a interação entre a equipe, principalmente durante o trabalho remoto.

1. Alinhe expectativas em termos de comunicação

As equipes remotas de sucesso geralmente combinam métodos de comunicação síncronos e assíncronos para trabalhar. É importante encontrar o equilíbrio certo entre os dois e desenvolver um instinto para saber qual estilo é mais apropriado para atender as necessidades de trabalho em determinado momento.

2. Identifique as ferramentas preferidas do time

Existem muitas ferramentas e formas de comunicação para interagir com o time, seja por videoconferências, mensagens instantâneas e até mesmo ligações via telefone. Portanto, a  menos que a empresa estabeleça uma regra geral, vale consultar o time para saber quais formas e ferramentas cada membro prefere e qual melhor funciona para o time.

3. Observe seu tom de voz

Cuidar de como seu tom de voz está sendo interpretado pela equipe é muito importante para uma comunicação assertiva no ambiente de trabalho remoto. As pessoas normalmente têm maneiras diferentes de se comunicar e o que pode ser natural para algumas pessoas pode soar rude para outras. Entender como os profissionais do time se comunicam e respeitar os limites individuais de cada um é fundamental para a boa comunicação do time.

4. Melhore suas habilidades de escrita e de fala

Em um contexto de trabalho remoto saber se comunicar bem por e-mail, por exemplo, evita ruídos de comunicação e trocas desnecessárias de mensagens para ter que explicar melhor o que ficou mal entendido. Do mesmo modo, ter a habilidade de se expressar bem oralmente, com objetividade e clareza é essencial para o bom funcionamento do trabalho, principalmente à distância, em que as conversas são mais pontuais e necessitam ser mais precisas.

5. Adotar práticas para refinar o entendimento

Práticas como o design thinking, por exemplo, são ótimas para transformar ideias em processos tangíveis e testáveis. Abordagens como essa visam alcançar resultados práticos e soluções que sejam viáveis para a equipe, estimulando o bom entendimento de todos do time para determinada situação e incentivando metodologias ágeis para um mintset que converge para uma comunicação mais assertiva.

6. Crie uma política de comunicação

Além de criar diretrizes para quando se comunicar, é importante o líder, juntamente com a equipe, definir em quais situações usar cada canal de comunicação. Por exemplo: usar e-mails para anúncios formais e comunicação com alto nível hierárquico. Mensagens instantâneas para resolver problemas de fácil resolução e que exigem respostas mais rápidas e chamadas em vídeo para discussões mais aprofundadas.

Veja: 8 dicas de sucesso na gestão de equipes remotas de TI

Mais interação e conexão com a equipe

Como vimos, com muitas equipes remotas, mais do que em qualquer outro momento, manter uma comunicação assertiva é fundamental para conservar os profissionais engajados e conectados à equipe e à empresa, a fim de resultados efetivos no trabalho.  

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