Veja por que cada vez mais organizações estão investindo em boas práticas de comunicação assíncrona para aumentar o desempenho das equipes

Em virtude do modelo de trabalho predominantemente remoto usado desde o início da pandemia, a comunicação assíncrona está ganhando a vez nas organizações. Até ante a comunicação síncrona.

Comunicação assíncrona é uma troca, entre dois ou mais interlocutores, em que nem todos estão disponíveis para falar naquele momento. Nesse caso, as respostas não são instantâneas. Nada que já não fosse feito no ambiente corporativo, quando se manda uma mensagem ou um email, por exemplo.

Mas a atualização das práticas de comunicação assíncrona tem apresentado efeitos positivos nas organizações, principalmente naquelas que não acreditam que reuniões tradicionais sejam formas eficazes de comunicação.

O principal argumento dos defensores dessa assincronicidade é que muitos profissionais da mesma empresa trabalham em diferentes fusos horários. Marcar uma reunião com todos juntos, sem atrapalhar os fluxos de trabalho, é quase impossível e, normalmente, coloca a reunião lá para frente.

Outro ponto: muitas reuniões são inúteis. De acordo com uma pesquisa da MeetingBooster by MatchWare’s noticiada pela Forbes, 80% dos trabalhadores dos EUA disseram ter participado de uma reunião inútil em seus empregos atuais e 60% dos trabalhadores do Reino Unido compareceram a uma reunião sem resultado produtivo.

Apesar disso, ainda há quem considere a comunicação assíncrona menos produtiva do que a comunicação síncrona, ainda que ela seja inevitável em certos aspectos. E para isso, lembram do princípio ágil: “indivíduos e interações acima de processos e ferramentas”. 

Nesse caso, considerando que parte da comunicação sempre será assíncrona, em que situações ela pode ajudar o ambiente de trabalho e as equipes, sem comprometer ou até elevando a produtividade? 

Neste post, vamos abordar os desafios da comunicação síncrona em ambientes remotos, como combinar a comunicação assíncrona com a síncrona e quais as vantagens da comunicação assíncrona. E ainda: exemplos de quando usar e boas práticas de comunicação assíncrona, que podem auxiliar o time.

Os desafios da comunicação síncrona em ambientes remotos

O principal objetivo dos gestores que optam sempre por comunicações síncronas é a agilidade da conversa direta, a redução do tempo para a resolução da questão e o maior nível de alinhamento das trocar ao vivo.

Com a ida massiva dos profissionais para o modelo home office, líderes passaram a ter dificuldades em gerenciar equipes em ambientes remotos com a comunicação síncrona.

Entre os principais desafios encontrados, podemos destacar:

Realizar reuniões programadas 

Com as pessoas trabalhando em home office e em horários flexíveis, é difícil conseguir reunir todos em frente ao computador em uma reunião programada. 

Além disso, essa agenda pode atrapalhar o fluxo de trabalho ou determinada tarefa que precisa ser concluída em um determinado tempo. 

Os profissionais têm diferentes formas de organizar sua rotina, e esses encontros virtuais podem acabar desorganizando e bagunçando o workflow pessoal.

Não perder a atenção dos profissionais 

Em reuniões tradicionais que acontecem virtualmente, principalmente naquelas que envolvem um número maior de pessoas, é natural que, em determinados momentos, haja dispersão e qualquer outra atividade tire o foco da conversa. 

Além disso, se a reunião não estiver sendo muito interessante ou poucas pessoas estiverem interagindo, basta desligar a câmera e mutar o microfone para realizar outras tarefas que são mais relevantes naquele momento.

Recuperar o tempo perdido em reuniões 

Quem já não ouviu de um profissional a frase: “Perdi horas em uma reunião que poderia ser um e-mail”? Isso acontece porque as reuniões tendem a se alongar com assuntos muitas vezes sem urgência e desalinhados ao objetivo daquele encontro. 

Afinal, com as pessoas distantes umas das outras, é natural que queiram compartilhar impressões em relação ao trabalho. No entanto, o tempo gasto pode ser um indicativo de improdutividade.

Saiba mais: 9 maus hábitos que afetam a performance da equipe de TI 

Equilibrando comunicação síncrona com assíncrona: o que fazer?

Balancear a comunicação síncrona e a comunicação assíncrona em equipes virtuais pode ser a solução para os desafios encontrados por alguns líderes que estavam acostumados com métodos mais tradicionais como uma chamada de vídeo, uma chamada telefônica ou um encontro presencial.

Como o tempo é um de nossos recursos mais preciosos, desperdiçá-lo afeta diretamente a produtividade mas também o ânimo da equipe. 

Por isso, mesmo que o gestor queira continuar fazendo reuniões com o time em horários pré definidos, ele deve tomar algumas atitudes para otimizar o tempo de todos os envolvidos, como:

• Reduzir o número e a duração de reuniões síncronas 
• Definir para cada reunião agendada uma pauta clara e preparar-se para conduzi-la 
• Fazer gestão visual e transparente, utilizando ferramentas das como Kanban ou Scrum 
• Evitar interrupções para assuntos sem urgência, durante a reunião, e
• Encorajar o autogerenciamento do time. 

Além disso, contar com times com mindset ágil ajuda a eficiência remota, uma vez que os profissionais já estão totalmente familiarizados com as metodologias focadas em resultados.

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Vantagens da comunicação assíncrona

Para que a comunicação síncrona funcionasse 100% em um ambiente virtual, seria preciso que os profissionais se comunicassem em sincronia a todo tempo que alguém precisasse se comunicar, em tempo real.

Como isso é quase impossível no home office, a comunicação assíncrona se mostrou mais eficaz para a maioria das organizações com a maioria dos profissionais trabalhando remotamente.

E traz benefícios também. Veja alguns:

• Há menos pressão ou expectativa de uma resposta instantânea.
  
• O destinatário da mensagem pode avaliar as informações e fornecer uma resposta mais completa.
  
• A comunicação assíncrona permite que a equipe entre em um estado de fluxo para produzir seu melhor trabalho, uma vez que reduz o número de interações.

• Essa prática define um ambiente que promove conversas inclusivas e produtivas, aumentando, por exemplo, as chances de pessoas mais introvertidas participarem, já que no presencial, e em reuniões em tempo real, os mais extrovertidos acabam falando mais. 

• A comunicação assíncrona é mais confortável em organizações que adotam modelos de trabalho híbridos ou totalmente remotos. Isso elimina o incômodo de encontrar horas sobrepostas para que os membros da equipe em fusos horários diferentes tenham reuniões.

• O estresse e o ruído de comunicação diminui com a comunicação assíncrona devido a expectativas menores de responder às mensagens instantaneamente ou estar online o tempo todo.

• Como a comunicação assíncrona ocorre principalmente por escrito, ela fornece registros melhores que você pode usar para referência futura.

Comunicação assíncrona: 6 exemplos em que ajuda a equipe

A comunicação síncrona não é ruim para equipes remotas. Haverá muitos casos em que ela será necessária ou mandatória, como em resoluções de conflitos, reuniões que exigem muita deliberação ou quando há necessidade de discutir informações confidenciais.

Mas a comunicação síncrona não é a única opção, sobretudo para equipes remotas. 

Relacionamos 5 exemplos em que esse tipo de comunicação facilmente assume a liderança e pode tornar a equipe muito mais produtiva:

1. Relatório de status do projeto

Para informar a evolução do projeto e qual o status de cada membro da equipe, um comunicado eficiente por escrito, via e-mail, chat ou grupo de mensagem, é bastante válido, uma vez que não há necessidade de urgência na informação, mas serve essencialmente para manter todos na mesma página ou informar o líder responsável pelo projeto.  

2. Avaliações de projetos

Para que o agile coach ou a equipe possam fazer avaliações do projeto, após alguma atualização de status, a melhor forma de informar esse feito é através da comunicação assíncrona. A equipe pode ver e avaliar com calma todas as ações realizadas e propostas e, assim, formar uma opinião com mais argumentos.

3. Anúncios não urgentes

Ao precisar comunicar situações ou passar alguma informação para a equipe, o mais indicado é usar a comunicação assíncrona, através de um e-mail ou uma mensagem instantânea em um chat corporativo ou grupo em comum com os colegas envolvidos.

4. Para fornecer contexto antes das reuniões em tempo real

Para deixar todo mundo na mesma página antes de uma reunião em tempo real, seja para discutir pautas predefinidas ou fazer uma apresentação, a comunicação assíncrona pode ser a escolha para fazer um repasse dos pontos e de compartilhamento de materiais necessários para o alinhamento das questões que serão tratadas em reunião.

5. Ao colaborar com colegas em diferentes fusos horários

Nem sempre os profissionais estão online ou disponíveis para responderem em tempo integral. Até porque quando os horários são flexíveis, uns trabalham em horários diferentes dos outros. Portanto, para facilitar a comunicação e colaborar com colegas que trabalham em horários diferentes, a comunicação assíncrona é a mais indicada.

Veja: Cultura de feedback em TI: como implementar?

Síncrono ou assíncrono: aposte em diferentes maneiras de se comunicar

Como vimos, para uma melhor comunicação entre a equipe, tanto a forma síncrona quanto a assíncrona são importantes e devem ser utilizadas em diferentes momentos na gestão de equipes remotas de TI.

No entanto, em tempos de home office, a comunicação assíncrona tem se mostrado a forma mais assertiva de auxiliar os times no universo da tecnologia, pelas suas práticas inclusivas.

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