Confira 10 práticas de gestão do outsourcing de TI que vão elevar a qualidade de seu contrato
Com a alta demanda por projetos de tecnologia gerada pela pandemia do novo coronavírus, a contratação de profissionais ou squads terceirizadas virou a regra. E com isso a gestão de outsourcing de TI passou a ser bastante valorizada.
Primeiro, porque a empresa tem um contrato com um fornecedor, que por si só precisa ser gerenciado. A divisão de responsabilidade das partes precisa ser clara, assim como outros termos do acordo.
Depois, porque o tradicional modelo de outsourcing, com profissionais alocados na organização, também mudou. As empresas aderiram ao rabalho híbrido e home office, por exemplo, que inspiram uma gestão diferente .
Como todo mundo tem uma experiência ruim com outsourcing de TI para contar, neste post nosso objetivo é mudar esse quadro. Vamos falar sobre como gerenciar contratos dee equipes de outsourcing em TI para garantir alto nível de produtividade e eficiência. Acompanhe.
Principais benefícios do outsourcing de TI
Além de acesso à tecnologia de ponta, redução de custos e maior flexibilidade, o outsourcing de TI possibilita que você e sua empresa se concentrem em competências essenciais, ou seja, seu core business.
Relacionamos abaixo três dos principais benefícios do outsourcing de TI, que certamente deixarão você com mais tempo livre para pensar nas estratégias e na gestão do seu negócio.
Expertise e capacitação dos profissionais
Em serviços de outsourcing de TI, oferecidos por empresas de credibilidade e confiança no mercado, você contará com a consultoria e o suporte de profissionais especializados em funções bem específicas na área da tecnologia.
Expansão operacional com baixo investimento
Uma das principais contribuições do outsourcing de TI para as empresas é o escalonamento da operação sem fazer grandes expansões, que exigem alto investimento. Assim, gestores de TI passam a atuar como articuladores de processos operacionais.
Flexibilização e redução de custos
Com o outsourcing de TI é possível substituir grandes volumes de compra de serviços da área de TI por contratos mais direcionados, inclusive com a realocação de recursos, diminuindo assim os gastos da empresa com tecnologia.
Saiba mais: Outsourcing de TI: quando vale a pena?
Como gerenciar contratos de outsourcing de TI
Certamente, apenas um bom contrato de outsourcing de TI não garante bons resultados. Entretanto, contar com uma boa gestão das equipes terceirizadas pode fazer toda a diferença para o setor de TI da sua organização.
Afinal, questões como governança ativa e bom relacionamento entre as partes, mantendo sempre a comunicação e a interação, estão entre as melhores práticas para evitar problemas e garantir a eficácia do projeto.
Confira, abaixo, 10 dicas práticas para fazer uma boa gestão do outsourcing de TI:
1. Eleja um porta-voz para a comunicação
Designar apenas um porta-voz para fazer a comunicação entre você e a fornecedora de serviços de TI é um bom caminho para manter um bom relacionamento e evitar mal-entendidos.
2. Registre as solicitações e reclamações
Falta de desempenho da equipe, às vezes, pode ser justificada por uma solicitação feita e não atendida. Registre toda a comunicação que houver entre as partes do contrato para evitar perguntas sem respostas, reclamações ignoradas e solicitações não resolvidas.
3. Esclareça os termos mal-entendidos
Quando houver projetos ou situações que o contrato não discrimina em detalhes, esclareça antecipadamente o que será realizado e chegue a um acordo com a outra parte. Ter bem claras as responsabilidades de cada profissional, no contrato, evita aborrecimentos.
4. Estabeleça trocas valiosas
Se acontecer do prestador de serviços de TI oferecer crédito devido a alguma violação, troque por uma garantia futura. Negociar faz parte de boas relações e você fica com um bônus para aproveitar em uma outra oportunidade.
5. Mantenha contato com consultores jurídicos
Os advogados geralmente encontram direitos que não estão explícitos nos contratos. Além disso, você também pode precisar de consultores jurídicos quando houver uma possível violação de contrato de qualquer uma das partes.
6. Estabeleça objetivos e metas bem definidas e atingíveis
A solicitação de proposta (RPF) determina exatamente as funções dos profissionais alocados no time. Afinal, o profissional não deve ser alocado em uma empresa sem ter tarefas bem definidas e muito menos para ficar ocioso.
7. Certifique-se que a sua equipe interna é compatível
Esteja seguro de que o time de profissionais de TI contratados no modelo outsourcing está chegando na empresa para somar esforços à sua equipe de tecnologia interna para auxiliar na execução de serviços e agregar forças, dando mais eficiência e agilidade aos processos.
8. Faça com que o outsourcing de TI reduza custos
Se a empresa de outsourcing de TI está fornecendo um serviço como a automatização de processos, à medida que o projeto avança, exige menos recursos de tempo e esforço de outros profissionais ao longo do tempo e, assim, a redução de custos deve ficar cada vez maior e mais evidente.
9. Realize treinamentos com toda a equipe de TI
Mesmo que não seja uma cláusula contratual ou uma obrigação, tente juntar o time de outsourcing de TI e os profissionais da área de tecnologia da sua empresa para fazer cursos e treinamentos constantemente, a fim de manter o grupo sempre alinhado às suas ideias, engajado na cultura de inovação da empresa e focado nos objetivos do projeto.
10. Revise indicadores e métricas regularmente
Verifique de forma contínua o progresso do trabalho de toda a equipe de TI, com base em indicadores e métricas de desempenho. Dessa forma, você estará analisando o que vem sendo realizado e se o resultado está sendo atingido, de acordo com seu planejamento.
Contudo, tenha em sua mente que, quanto maiores os riscos contratuais de um outsourcing de TI, mais a confiança deverá ser fundamental. No entanto, se você não conseguir enfrentar com sabedoria os desafios dessa gestão, o seu projeto pode não sair como o esperado.
Boas práticas na gestão do outsourcing
Muitas empresas consideram mais econômico e sensato contratar uma equipe externa de profissionais de TI para auxiliar a equipe de tecnologia nas necessidades da empresa.
De acordo com dados da Statista sobre os serviços terceirizados da última década, o mercado global de terceirização totalizou 92,5 bilhões de dólares em 2019.
A maior parcela da receita desse setor veio das Américas, seguida pela Europa, Oriente Médio e África.
O principal impulsionador do uso de serviços de terceirização, de acordo com executivos de negócios, é cortar custos. Outros motivadores incluem permitir o foco no negócio principal e resolver problemas de capacidade.
Entretanto, o gestor deve ficar atento a boas práticas na gestão do outsourcing de TI para extrair da equipe o máximo que os profissionais podem entregar, com a garantia de atingir a eficiência do projeto.
Leia mais: Alocação de profissionais de TI: como escolher o fornecedor certo
Os desafios na gestão do outsourcing de TI
Pelos seus benefícios imediatos, a adoção do outsourcing de TI, já faz parte da estratégia de muitas organizações. Entretanto, apesar das inúmeras vantagens, essa solução não está livre de desafios.
Relacionamos, abaixo, alguns dos principais desafios na gestão de outsourcing de TI e como superá-los.
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