Veja como fazer o kaizen e baixe gratuitamente o template Supero da ferramenta Lean de melhoria contínua

Bons processos geram bons resultados, isso é claro. Mas como modificar processos para melhor? O kaizen tem sido a resposta para essa pergunta em muitas grandes organizações de todo o mundo.

O que é kaizen? O que faz dele uma ferramenta de qualidade que toda organização precisa conhecer? E como aplicá-lo corretamente para obter sucesso?

É o que veremos neste artigo. E, ao final, você ainda terá um bônus extra: disponibilizamos para download gratuito o template kaizen A3 da Supero com um tutorial para você aplicá-lo dentro da sua empresa.

A origem do kaizen: o Lean Thinking

O Lean Thinking, criado e difundido mundialmente a partir da Toyota, é a busca da geração máxima de valor para os clientes por meio da minimização de desperdícios causados por: superprodução, defeitos, espera, armazenamento, excesso de movimentação e transporte. Numa definição mais enxuta ainda, Lean Thinking é “converter desperdício em valor”.

O pensamento enxuto se materializa em cinco princípios básicos:

• Definir valor: baseado nas necessidades dos clientes, é o que a organização cria fazendo o que faz e pelo que os consumidores querem pagar.

• Mapear o fluxo de valor: é como a organização se mobiliza e age para gerar valor, desde a concepção de um produto, passando por todos os processos da produção até a entrega.

Saiba mais: Value stream mapping: o que é e como fazer

• Criar um fluxo: reimaginar e redesenhar a cadeia de valor a partir de um fluxo de um produto só, em vez de silos.

• Consolidar o sistema puxado: em vez de ser empurrada e baseada na criação de estoques, a produção só começa quando é puxada por um pedido. O sistema puxado viabiliza o just-in-time, cujo fluxo funciona por meio do kanban.

• Perseguir a perfeição: é fazer ainda melhor por meio da aplicação constante de tais princípios a fim de oferecer aos clientes o máximo grau de valor com o menor desperdício.

O kaizen está relacionado ao 5º princípio do Lean Thinking: perseguir a perfeição. Vamos falar mais sobre ele na seção seguinte.

O kaizen como a busca da perfeição

A busca da perfeição parte, por sua vez, da premissa de que o processo de transformação de desperdício em valor para o cliente – o grande objetivo do Lean – não tem fim.

Com efeito, não se melhora tudo de uma vez nem sequer tudo. Mudanças no fluxo de valor inevitavelmente vão mostrar novos desperdícios; dialogar com consumidores sempre ensejará mudanças nos produtos, para entregar mais valor; e tecnologias emergentes vão modificar o modo como fazemos as coisas.

Num mundo VUCA, a mudança é a única coisa de que se tem certeza.

Portanto, o pensamento Lean se instaura como um caminho evolutivo e incremental, cujo horizonte – que se sabe inalcançável, mas para o qual sempre se caminha, a fim de modificá-lo – é a perfeição. Na prática isso se traduz na busca permanente da qualidade por meio das práticas e ferramentas Lean.

Ferramenta de melhoria contínua: o que é kaizen?

Como vimos, a persecução da perfeição é o princípio que encerra o Lean Thinking para reabri-lo em novos ciclos de refinamento da definição de valor, de mapeamento da cadeia de valor, de criação de fluxo e de consolidação do sistema puxado, num processo que busca melhorar a si mesmo continuamente.

O kaizen – em português, “mudança para melhor” – é um instrumento para promover e guiar a busca da perfeição de processos e fluxos de valor, que no Lean Thinking se dá pela eliminação de desperdícios e aumento de eficiência com vistas à geração de valor para clientes.

O objetivo do kaizen é levar um processo ou fluxo de valor a um patamar superior de qualidade, por meio da resolução de problemas simples ou complexos.

Para isso, o kaizen envolve todos, todos os dias em todo o lugar, em um projeto contínuo de mudança que se instaura por meio de ciclos.

Os 5 princípios do kaizen

Conhecer e entender os princípios do kaizen são fundamentais para uma aplicação bem-sucedida.

De acordo com o Instituto kaizen os 5 princípios são:

• Conheça seu cliente: identificar para quem você oferta seus produtos/serviços é fundamental para aprimorar a experiência do cliente e ser mais assertivo na solução.
• Deixe fluir: Todos os processos devem estar fluindo naturalmente, sem gargalos na produtividade, para que as operações evoluam e haja a melhoria contínua.
• Ir ao gemba: A liderança deve ir ao chão de fábrica, isto é, ao lugar onde a produção de fato acontece, e saber de tudo o que se passa naquele ambiente.
• Capacitar pessoas: Voltado às equipes, esse princípio visa ajudar as pessoas a atingirem os objetivos estabelecidos, a partir de metas claras e bem definidas. 
• Ser transparente: informações e dados reais devem se transformar em métricas de desempenho para que melhorias sejam sugeridas e colocadas em prática.

Kaizen e kaikaku: qual a diferença

A melhoria tem a ver com transformação, isto é, com a saída de um estado A para um estado B, melhor que o primeiro. O grau de profundidade e de amplitude dessa transformação, no entanto, nem sempre é o mesmo, o que nos leva a um kaizen ou a um kaikaku.

Segundo Fábio Trierveiler, especialista em lean e agile:

Kaizen é a mudança para melhor, é uma melhoria contínua, algo mais suave e mais sustentável. Já o kaikaku é uma mudança brusca, uma revolução.

Ilustramos graficamente a diferença entre o kaizen e o kaikaku assim:

Na explicação para o gráfico, Trierveiler chama a atenção, além da dimensão da transformação, para o formato em J da transformação:

No kaizen temos pequenas curvas “J” de melhoria. Isso ilustra bem que, quando fazemos qualquer tipo de melhoria, sempre há uma piora para depois melhorar. Então, é importantíssimo que a organização tenha essa consciência de que, se vai tentar uma melhoria, [a situação] vai piorar um pouquinho para depois melhorar. No kaizen essas curvas de piora para depois melhorar são menores, mais suaves, até a gente atingir nosso grande objetivo. Já no kaikaku é como se a gente tivesse apenas uma oportunidade, apenas um tiro para atingir o alvo. E aí a gente tem nessa revolução alguns pontos de atenção: ela não pode dar errado. Porque se der errado acabou. E não vai funcionar. Já o kaizen, se der errado, tudo bem. A gente volta para o nível anterior e tenta rever a estratégia.

De fato, o nível de risco de um kaikaku é bem maior que o de um kaizen. Assim, conclui Fábio Trierveiler:

Por isso, costumo dizer: sempre que for necessário busque o kaizen, a evolução. Se não tiver mais jeito, revolução, kaikaku.

Como fazer um kaizen: o ciclo de melhoria contínua

Toda empresa tem problemas em seus processos ou fluxos de valor, causados por erros e falhas repetitivas, por falta de transparência ou por hábito. Ao identificar uma oportunidade de melhoria em um processo ou produto, você pode propor um kaizen. Como fazer o kaizen?

Como vimos, o kaizen é um ciclo curto, embora sem duração definida, que prevê as quatro etapas do ciclo PDCA:

1. Preparação

Nesta etapa, com dedicação parcial dos envolvidos iniciais, serão definidos os demais participantes, a duração, a condição atual do que será melhorado, a causa raiz do problema que precisa ser solucionado, os objetivos que se deseja alcançar, as contramedidas que vão melhorá-lo, os resultados que serão monitorados e, por fim, o padrão e a divulgação do sucesso.

2. Implementação

Com dedicação integral ou parcial dos envolvidos, as definições do kaizen serão postas em prática.

3. Acompanhamento

Com dedicação parcial da equipe, os resultados do kaizen serão mensurados e analisados com vistas a compreender o sucesso da transformação para melhor.

4. Próximos passos

O acompanhamento não só pode como deve dar origem a novos kaizens, com vistas a aprimorar os resultados obtidos ou então a padronizar a melhoria, isto é, oficializá-la como padrão da organização e compartilhar com os demais setores.

Veja: Hoshin kanri: como transformar visão em planejamento estratégico

Dificuldades de aplicar o kaizen

O kaizen, assim como todas as ferramentas de gestão de processos, não tem uma aplicação imediata dentro da organização.

Normalmente, as empresas que tentam implementar a prática enfrentam dificuldades similares. Vejamos algumas delas:

Falta de transparência em processos

Dentro dos princípios do Lean Thinking que vimos acima, é a gestão visual e, logo, o mapeamento e visibilidade do fluxo atual da cadeia de valor que permitem a identificação de oportunidades de melhoria e de kaizen.

Se os processos são opacos para os envolvidos, os desperdícios se tornam invisíveis. Ou melhor, primeiro deve-se resolver o problema da opacidade.

Detectar possíveis gargalos de produtividade

Não eliminar os desperdícios na produção, geralmente, traz como consequência problemas de gargalos de produtividade e isso pode impactar negativamente a qualidade das entregas. 

Uma ótima forma de eliminar os desperdícios na produção é realizar um balanço de todos os processos desempenhados pelas equipes e detectar os problemas. O próximo passo é pensar em possíveis soluções para esses problemas, antes que eles evoluam.

Fazer melhor é gastar mais

Essa crença também tem gerado dificuldade de usar o kaizen nas empresas, que pensam que terão que investir em consultorias ou ferramentas caras para mudar processos, sem a garantia de melhora.

Como vimos na curva J, a empresa terá que dar um passo para trás para dar dois para frente – sobretudo se a solução encontrada for investir em uma nova ferramenta, por exemplo –, mas essa não é uma condição de possibilidade do kaizen.

Há mudanças simples e baratas que trazem grandes resultados em termos de processos.

Falta de engajamento

O Lean Thinking incentiva a liderança de baixo para cima. Só que esse tipo de iniciativa depende da ação das lideranças. Muitas organizações esbarram em dificuldades com o kaizen por não exercitarem a atitude de dono e a confiança para modificar processos em seus colaboradores.

Dificuldade em priorizar as pessoas

Priorizar a melhoria das pessoas que trabalham na fábrica é uma das principais dificuldades na execução do Kaizen, entretanto é uma das mais relevantes, pois as pessoas impactam diretamente na produção.

Profissionais satisfeitos e engajados têm chances maiores de continuarem trabalhando na fábrica de forma mais produtiva e eficiente.

Leia mais: Times ágeis: por que são uma vantagem competitiva em crises

Faça um kaizen: template kaizen A3 da Supero

Agora que você já sabe como o kaizen surge no Lean Thinking, o que é o kaizen, como praticá-lo e como criar as condições para evitar as dificuldades de quem pratica, você está pronto para começar a fazer seus próprios kaizens.

Existem inúmeros tipos de template de kaizen na internet. Aqui na Supero, a partir do padrão da Toyota, criamos um padrão que usamos em nossos kaizen. Ele tem:

• entendimento simples;
• pode ser usado para solucionar problemas complexos;
• pode ser personalizado de acordo com o tipo de problema.

Baixe o nosso template kaizen A3 Supero gratuitamente e, para ter a nossa ajuda nesse processo, converse com nossos consultores!