RFP pode ser fundamental para a escolha certa do fornecedor para seu projeto. Veja como fazer

Se a sua empresa está procurando um fornecedor para executar um projeto crítico, deve estar fazendo solicitações de informações, propostas e cotações para vários deles antes dessa tomada de decisão. E faz muito bem.

Afinal, você precisa entender se o fornecedor terá condições e capacidade técnica, assim como sustentabilidade, para prestar os serviços. E para descobrir isso, melhor ainda se você utilizar uma RFP – request for proposal ou, em português, solicitação de proposta.

Então, a RFP é um documento que a empresa interessada em um serviço apresenta a fornecedores do mercado para que enviem uma proposta de valor. Ela explica as necessidades e traz as informações que a ajudarão a saber como a empresa fornecedora atenderá a sua demanda.

De acordo com o 2021 RFP Response Benchmarks & Trends Report, da Loopio, que analisa dados de mais de 650 equipes de RFP na América do Norte, abrangendo mais de 15 setores, em média, as organizações enviam 150 RFPs anualmente.‍ Organizações maiores costumam enviar um número maior de RFPs do que empresas de médio e pequeno porte.

No entanto, antes de iniciar uma proposta, 72% das equipes avaliam se têm probabilidade de vencer usando um modelo de decisão de aprovação/reprovação para RFPs. Isso significa que quase três quartos dos respondentes consideram importante avaliar a adequação do cliente antes de investir tempo em uma proposta.

Então, para que nós fornecedores consigamos provar que podemos atender a necessidade da empresa, a RFP deverá ter o máximo de informações possíveis sobre o projeto e, ainda, as solicitações expressas que decorrem dessas informações.

No entanto, não é incomum que solicitantes de RFPs não saibam com clareza o que o projeto conterá ou, então, o que devem pedir para os fornecedores apresentarem em suas propostas.

Neste post, vamos distinguir alguns conceitos ligados ao significado da RFP, ver quem deve criar a RFP dentro da empresa e detalhar os itens de uma RFP para nada ficar de fora da sua.

RFI, RFP ou RFQ: todas propostas, mas com diferentes fins

É comum que conceitos como RFI e RFQ apareçam junto com o conceito de RFP. Cada um tem um objetivo específico. Vejamos:

• RFI – request for information: solicitação de apresentação comercial do fornecedor, com vistas a conhecer serviços, cases, valores, cultura, histórico etc. É útil quando o solicitante não conhece bem o fornecedor ou a sua demanda e, antes de fazer uma cotação ou pedir uma proposta de valor, pretende conhecê-lo melhor.
• RFQ – request for quotation: solicitação do preço de um produto/serviço já conhecido. É ideal para produtos como softwares de prateleira, sem necessidade de grande nível de personalização da solução.
• RFP – request for proposal: também chamada de ITT – invitation to tender, é uma solicitação de proposta de serviço sob medida, com escopo e precificação variáveis, baseada em um estudo prévio da demanda do solicitante. É usada para seleção de ofertas em vendas complexas, altamente personalizadas e com maior ticket médio. Aqui na Supero, é bem comum respondemos a RFPs.

Quando fazer uma RFP?

A elaboração de uma RFP pode ser um processo demorado – embora veremos que compensador –, mas não é para todos os seus projetos que você vai utilizá-la.

Em TI, você deverá fazer uma RFP em projetos grandes ou que, ao menos, possam ser solucionados de diferentes maneiras, com diferentes níveis e tipos de benefícios, como desenvolvimento de aplicativos e softwares, sustentação, migrações para cloud, mudança de arquitetura de monolito para microsserviços etc.

Você vai fazer uma RFP quando a pluralidade de propostas de todos os fornecedores pode beneficiar o projeto, dadas as variações de tecnologias e soluções utilizadas.

Saiba mais: Empresas de desenvolvimento de software: conheça a Supero

Quem faz a RFP?

Mesmo que a empresa terceirize a construção de uma RFP, o processo todo deve envolver as pessoas certas. São elas:

• CTO;
• Arquiteto de soluções;
• PMO ou escritório de projetos;
• Coordenador da área demandante;
• CIO;
• Usuários-chave.

O que a RFP contém

1. Escopo do projeto

É a seção mais importante da RFP e, portanto, a mais complicada. Engloba tudo que é indispensável no projeto, bem como seus limites, com bastante nível de detalhe. Trata-se de uma exposição do que seria o projeto ideal.

Aqui, são descritas necessidades, contexto em que elas surgem e suas possíveis soluções tanto numa perspectiva de negócio, concebendo estrutura analítica e requisitos funcionais, quanto em uma perspectiva técnica e de produto, concebendo arquiteturas e tecnologias envolvidas.

Evidentemente, nem sempre a empresa saberá de antemão, seja porque a demanda foge de seu core business, seja porque é uma inovação, todo o escopo do projeto. Há metodologias para fazer esse MVP. Nós indicamos a Lean Inception e o Design Sprint, com grandes benefícios para nossos clientes.

Vale lembrar, ainda, que as respostas à RFP são formas de refinar o projeto.

2. Segurança e qualidade

Artefatos, ferramentas e processos que, embora não relacionados ao escopo principal, vão concorrer para a segurança e qualidade do projeto.

3. Garantia

Período pelo qual a empresa fornecedora garantirá atendimento a possíveis problemas no projeto entregue, após o término.

4. Papéis e responsabilidades

Define como ambos, empresa solicitante e empresa fornecedora, vão atuar ao longo do projeto.

Pode incluir, por exemplo, que a organização solicitante não terá nenhum ônus sobre possíveis custos de produção da proposta.

5. Pontos de contato

Nesta seção, a RFP vai detalhar o ponto de contato, dentro da solicitante, a que o fornecedor vai se reportar, seja para enviar sua resposta, tirar dúvidas técnicas ou comerciais.

6. Instruções para a resposta dos fornecedores

Nesta seção, a empresa solicitante vai descrever os itens que a proposta do fornecedor deve conter. Isso pode incluir:

1. proposta comercial: apresentação da empresa fornecedora, cases, histórico e outros dados, como financeiros e cartas de referência etc.
2. proposta técnica: apresentação da solução, metodologia de desenvolvimento e de gerenciamento do projeto, escopo, arquitetura da solução, restrições, papéis e responsabilidades dos envolvidos, cronograma e planejamento de riscos do projeto.
3. descrição do processo para alteração do escopo
4. custos do projeto, condições de pagamento, calendário de desembolso.
5. prazos e validade da proposta.

7. Cronograma

O cronograma estabelece todos os passos desde o envio da RFP aos fornecedores até a resposta do solicitante sobre a aprovação da proposta, efetivação do contrato e kick-off do projeto.

Então, neste calendário, a RFP vai detalhar cada um dos eventos – como período para esclarecimento de dúvidas, entrega da resposta do fornecedor e aprovação do solicitante  –, assim como seus prazos.

8. Confidencialidade

Garantir que informações, tanto da solicitante quanto da fornecedora, se mantenham sigilo.

Benefícios da RFP

Dada a energia posta em uma RFP, as organizações costumam ficar com dúvidas sobre se realmente vale a pena o investimento. No entanto, os benefícios de uma RFP bem-feita falam por si só e são sentidos tanto no começo do projeto quanto no futuro:

• tangibilizar seu projeto, dando clareza, direcionamento e objetividade à sua necessidade;
• facilitar a comunicação com fornecedores;
• engajar os fornecedores interessados;
• ter alinhamento mais rápido de expectativas;
• nivelar as informações dos fornecedores a uma padrão comum;
• validar a capacidade técnica de fornecedores de acordo com seu padrão de qualidade e budget;
• conhecer o mercado;
• comparar propostas de fornecedores com mais objetividade, sem limitar-se a preço, a encantamento ou a nomes;
• escolher um fornecedor com fit cultural e técnico;
• minimizar riscos e
• dar transparência ao processo de compras.

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RFP: garanta que seus projetos estão nas mãos certas

Fazer uma RFP, enviá-la a fornecedores e, depois, receber e analisar as respostas dos proponentes exige boa dose de energia de todos os envolvidos.

E, após, o trabalho pode continuar, se for necessário formar uma lista com os dois ou três melhores fornecedores para mais uma etapa de avaliação – como uma PoC –, que vai desempatar a concorrência, ou então se você sentir necessidade de buscar mais referências ou avaliar novos players.

Mas, sem dúvida, todos esses cuidados compensarão, sobretudo em projetos grandes e longos ou, então, em contratos de fornecimento contínuo, pois a sua decisão terá sido construída com base em uma avaliação de custos e benefícios.

Está construindo uma RFP ou já está selecionando fornecedores para responder a RFP de um projeto importante da sua empresa? Conheça nossos serviços e, no caso de qualquer dúvida, fale com um de nossos consultores.