Entenda como o TMS pode ser um diferencial competitivo para o setor de transporte

Do momento em que um pedido é realizado até a sua entrega, diversas etapas e processos são necessários, e o sucesso das operações depende de variantes internas e externas.

Falando especificamente da etapa do transporte de produtos e matérias-primas, eventos externos têm grande influência na operação. Por exemplo, um acidente pode afetar o prazo de entrega e acarretar na perda de mercadorias, prejudicando a organização e o motorista encarregado.

Fatores externos nem sempre podem ser controlados, mas, com a utilização de um sistema de gerenciamento de transporte – TMS, algumas dessas causas podem ser evitadas. O uso de tecnologia para o transporte pode ser visto como um farol de neblina, permitindo que os gestores enxerguem um pouco mais além e antevejam imprevistos.

Mesmo com soluções tecnológicas disponíveis que auxiliam os gestores a planejar uma rota mais segura e ágil, ainda sim, segundo pesquisa da CNT sobre o perfil dos caminhoneiros, apenas 5% dos profissionais usam um sistema de gerenciamento de transportes – TMS. Enquanto a porcentagem é de 10,2% para os empregados de frota, ela cai para 2,1% entre os autônomos.

Para esclarecer como é possível tornar o transporte mais seguro, otimizado e eficiente, como também auxiliar a responder a pergunta se sua organização precisa de um TMS  neste artigo vamos explicar:

• o que é um TMS;
• o que o TMS faz;
• qual a relação do TMS com o WMS;
• por que adotar;
• quais são os benefícios; e
• qual a melhor opção: desenvolver um TMS ou adquirir do mercado.

O que é um TMS – Sistema de Gerenciamento de Transporte

O TMS é uma ferramenta valiosa para as empresas dos segmentos de varejo, comércio eletrônico, manufatura, distribuição ou operação logística, uma vez que visa melhorar a gestão de todas as tarefas relacionadas ao transporte de mercadorias por meio de um software. O Gartner o definiu da seguinte forma:

“TMS é usado para planejar movimentos de frete, avaliar frete e fazer compras em todos os modos, selecionar a rota e transportadora apropriadas e gerenciar contas e pagamentos de frete.”

Portanto, a ferramenta auxilia as organizações a obterem uma visão ampla da cadeia de abastecimento, bem como a configurar rotas mais inteligentes que respondam rapidamente às restrições de tráfego e otimizem a produtividade do motorista e utilização de ativos.

A seguir, confira quais são as tarefas que o TMS pode realizar.

O que faz um TMS?

Um software de gerenciamento de transporte é capaz de proporcionar total controle das operações. Geralmente, as informações sobre o transporte são alocadas em diferentes ambientes, entretanto, com esse software, todos os dados são integrados. 

Com ele é possível:

• acompanhar em tempo real o status das entregas, ou seja, visualizar a localização do caminhão, quais remessas já foram entregues, verificar as coletas realizadas, entre outros;
• inserir no sistema informações de preços, taxas e tarifas de transporte, as quais serão controladas e analisadas, oferecendo as melhores opções;
• obter dados estatísticos por meio de relatórios das operações realizadas;
• visualizar e acompanhar o prazo médio de recebimento de faturamentos;
• emitir o conhecimento e manifesto de cargas;
• realizar auditoria eletrônica de faturas das transportadoras (com conferência de CT-es e NF-es);
• enviar notificações aos clientes com o status da entrega; e
• projetar cenários para tornar a estratégia de fretes mais inteligente (fazer combinações de rotas e modais, comparação entre modelos de precificação, entre outros).

Diante das possibilidades de uso, oTMS é um software que atende todas as pontas do processo de transporte, impactando  inclusive o atendimento ao cliente – que o WMS (warehouse management system), por exemplo, não alcança. 

Isso nos leva à relação entre o TMS com o WMS. Mesmo sendo dois softwares completamente diferentes, eles são complementares. É o que iremos explorar na próxima sessão.

Qual a relação do TMS com o WMS?

O WMS é um sistema para controle das atividades de prateleira, ou seja, informa precisamente os dados sobre o fluxo de produtos da organização. Isto é, visa a automatização dos processos de recebimento, armazenagem e expedição.

Já o TMS, como vimos, é um software com papel central e exclusivo nas operações que envolvem o transporte físico das mercadorias, por exemplo, avisos sobre desvios de rota do caminhão, controle de manutenção de frota, monitoramento dos tempos de paradas, cálculos automáticos de fretes, gestão de despacho e fornecimento de documentações exigidas.

No entanto, mesmo tendo objetivos distintos, os dois sistemas podem ser interligados para impulsionar resultados. Isso porque as informações de armazenamento oriundas do WMS podem ser utilizadas como base de dados para o TMS, podendo subsidiar a emissão de CT-es, oferecer inventários do estoque, entre outros.

Basicamente, são tecnologias que, juntas, organizam e otimizam o setor logístico. O WMS pavimenta as informações do estoque e auxilia o setor de transporte na execução de maneira eficiente das entregas. 

Por que adotar um  sistema de gerenciamento de transporte

Agora que já sabe o que é um TMS e quais atividades ele automatiza, é importante explorar quais desafios que a organização pode superar ao adotá-lo no dia a dia das operações. 

Cálculo do frete

Um dos pontos que são mais levados em consideração pelos consumidores ao realizarem compras, especialmente em e-commerces, é o valor do frete, transformando esse fator em um diferencial.

Chegar em um valor correto, que cubra as despesas da organização e atenda as necessidades dos consumidores, não é tarefa fácil.  Variáveis, como distância, depreciação do veículo, pedágio, combustível, entre outros, dificultam o cálculo preciso. 

Por ser uma tarefa complexa, é passível de erros ao ser realizada por humanos. O TMS faz a contagem automaticamente utilizando como base tabelas de frente e ainda traz a possibilidade de integrar as tabelas a outros indicadores, sendo possível prover opções mais vantajosas de rotas ou tipos específicos de transporte.

Pagamento dos motoristas

O acerto adequado com os motoristas também pode ser um desafio, pois engloba despesas de alimentação, estadia, reembolsos, adiantamento e o serviço prestado. O TMS ajuda a compilar todos os itens e informações em um sistema central e fornece os cálculos de maneira precisa e transparente, promovendo maior controle por parte da organização e evitando qualquer desgaste de relacionamento com os motoristas.

Emissão de documentos fiscais

Toda operação de transporte, seja a modalidade, exige que documentos sejam registrados para prestação de contas fiscais. A ausência de documentação embarga a continuidade das entregas, afetando a relação com o cliente e a saúde financeira da organização. O TMS fornece de maneira ágil e prática documentos eletrônicos como o  CT-e e MDF-e.

Custos de manutenção

A má gestão do plano de manutenção de veículos é uma das principais causas de prejuízos. Com o TMS é possível ter total controle dos períodos de manutenção, medir a eficiência dos veículos e programar reparos preventivos, evitando quebras inesperadas.

Benefícios do TMS para a organização

O TMS auxilia o transporte em pontos cruciais das operações. Suas funcionalidades podem transformar desafios em oportunidades para que a organização possa desenvolver vantagens competitivas para o negócio.

Listamos abaixo os principais benefícios do TMS para as organizações:

• Redução de custos: com o controle total de todas as microatividades que envolvem o transporte, a organização reduz custos com gargalos antes desconhecidos. 
• Diminuição da papelada: substituição de controles físicos e desorganizados por um sistema digital integrado e confiável.
• Integração de sistemas: o TMS possibilita a integração com outras plataformas, facilitando a troca de informações com fornecedores e clientes de maneira ágil, eficiente e confiável.
• Otimização de rotas e veículos: o TMS oferece métodos mais baratos e rotas mais inteligentes de entrega, trazendo maior visibilidade e controle. Ao encontrar opções de trajeto mais velozes, já que o monitoramento em tempo real informa acidentes, obras nas estradas, entre outros fatores externos, sua organização ganha tempo e economiza dinheiro.
• Rastreamento de motoristas: a possibilidade de acompanhar em tempo real o deslocamento de motoristas proporciona mais segurança em casos de assaltos e acidentes, além de permitir que seja realizada análise de desempenho dos colaboradores, trazendo feedbacks com mais qualidade para fins de aumento de desempenho.
• Fidelização de clientes e aumento de vendas: ao adotar um sistema de gerenciamento de transporte eficiente, consequentemente, a qualidade das entregas será elevada, o que leva a fidelização de clientes e aumento de vendas.

Com tantas vantagens, fica difícil não chegar à conclusão de que adotar um TMS é uma solução inteligente. Mas como começar a jornada de otimização do transporte?

TMS: solução de mercado ou customizada?

Primeiramente, é crucial analisar quais são os problemas do setor e mapeá-los claramente. Isso levará à seguinte pergunta: softwares de mercado suprirão as necessidades ou é recomendável uma solução personalizada?

Softwares de mercado, ou softwares de prateleira, são desenvolvidos de forma genérica, ou seja, possuem diversas funcionalidades, mas não são pensados para problemas ou processos específicos da organização. Dessa forma, eles podem atender em diversas situações, entretanto, corre-se o risco de grandes adaptações na operação serem necessárias para que funcionalidades úteis não fiquem ociosas.

Sistemas como o TMS estão se tornando cada vez mais o core das organizações de logística e, por isso, adotar soluções customizadas pode ser uma maneira de se diferenciar. Entenda por quê:

Soluções customizadas trabalham para você, não o contrário

Um software personalizado é desenhado de acordo com as necessidades do seu negócio. Portanto, se identificar que um cliente específico será beneficiado por uma funcionalidade, poderá criá-la para atender suas exigências – ganhando mais competitividade. Ou seja, a plataforma se adapta de acordo com a organização, e não o contrário. 

Mais integração, menos problemas

Integrar sistemas legados a um software personalizado não será um problema, pois são mais flexíveis. Já os softwares de prateleira não são tão adaptáveis, sendo talvez necessário escolher um que comporte os seus sistemas atuais – gerando perda de autonomia.

Manutenção e atualização garantidas

Um dos maiores problemas dos softwares de mercado diz respeito à manutenção e atualização das funcionalidades, sobretudo quando o tempo passa. Isso porque os fornecedores do serviço atendem às demandas gerais. Corre-se o risco da sua organização perder eficiência por conta de um descontinuamento de ferramenta. Com um software personalizado esse risco é eliminado porque foi criado especialmente para sua organização.

Comece agora sua jornada TMS

Ainda que pouquíssimo utilizado,  o TMS é uma ferramenta valiosa para otimizar e dar segurança ao setor logístico. 

Começar agora o planejamento da transição para uma gestão digitalizada, portanto, proporcionará muito mais do que redução de custos: vai elevar a competitividade no mercado e fidelizar muitos clientes.

Se a sua opção é por uma solução personalizada em TMS, conte com a expertise em desenvolvimento da fábrica de softwares da Supero.

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