Entenda melhor por que fazer o CFD, que métricas ele fornece e como interpretá-las para melhorar a eficiência da sua equipe

O cumulative flow diagram (CFD) é uma ferramenta analítica utilizada em metodologias ágeis para fornecer às equipes uma visualização do progresso geral do projeto. Isto é, a quantidade de tarefas em cada fase do fluxo de trabalho em um determinado período de tempo.

O objetivo do diagrama de fluxo cumulativo é o monitoramento da estabilidade do fluxo de trabalho, fazendo com que seja possível antecipar gargalos e ajustar o fluxo a fim de tornar os processos mais previsíveis e, assim, mais produtivos.

Ao representar graficamente como as tarefas se acumulam ao longo do tempo e ver sua distribuição em várias etapas do processo, o cumulative flow diagram mostra dados e informações qualitativas e quantitativas que servem de insumo para um processo mais eficiente.

Dessa forma, a análise e o monitoramento do CFL indicam quais áreas problemáticas podem ser tratadas ou precisam de melhoria contínua. 

No entanto, muitos ainda têm dificuldade de interpretar e obter insights do cumulative flow diagram. Por esse motivo, neste artigo, vamos mostrar sua relação com as metodologias ágeis,por que fazê-lo,  quais as métricas ele fornece, padrões de CFD e como interpretá-los.

O CFD para as metodologias ágeis

O cumulative flow diagram veio do método Kanban, portanto segue o mesmo princípio de análise de fluxo a partir do sistema puxado, em que cada tarefa vai sendo puxada para uma etapa nova até ser concluída.

A partir daí, ele foi estruturado dentro das metodologias ágeis como uma ferramenta que mede o andamento do fluxo e, consequentemente, facilita a identificação de gargalos. 

Ao usar o CFD, o gestor visualiza o que ainda está em andamento e o que já foi concluído. Assim, é possível focar apenas em uma questão por vez, não precisando confirmar ou retomar ações que já foram resolvidas, completadas ou tarefas em andamento, de acordo com o planejado.

Com isso, a ferramenta tem se mostrado fundamental para buscar maneiras de aumentar a qualidade do produto ou serviço e a eficiência.

Por que fazer o CFD

Quando realizado de maneira correta, o diagrama de fluxo cumulativo mostrará quão estável é o fluxo, exibindo todos os pontos fracos e fornecendo informações úteis para melhorias.

Entre os 3 principais motivos para fazer o CFD, destacamos:

1. Fornece uma grande quantidade de dados

É um gráfico compacto que cobre uma grande quantidade de dados. Falaremos todas as métricas que o diagrama traz abaixo.

2. Ferramenta visual de rápida interpretação

É uma ótima ferramenta para verificar o WIP e entender o gerenciamento do fluxo de trabalho.

3. Antecipa gargalos e problemas no processo

Ao perceber problemas como algum tipo de bloqueador no processo, há a possibilidade de resolver e evitar grandes atrasos ou esgotamento.

Saiba mais: Times ágeis: por que o mindset agile é uma vantagem competitiva?

É possível adotar o CFD sem agile?

Apesar de ser uma prática utilizada por empresas que adotam as metodologias ágeis, o CFD pode ser usado sim por organizações de gestão tradicional.

Se você está acostumado a acompanhar o progresso em relação ao plano e estimar a data de término com base no caminho crítico do projeto, usar o CFD ainda será útil para você.

A partir dele, o gestor pode:

• Identificar os riscos de atraso do projeto antes de receber o próximo relatório de status do projeto;
• Identificar impedimentos no fluxo de trabalho e eliminá-los antes de sofrerem seu impacto no cumprimento do cronograma do projeto;
• Obter rapidamente uma imagem completa do estado atual do trabalho e do ritmo do projeto.

Para traçar o CFD só será necessário o status do item de trabalho (tarefa, requisito, história, ticket, incidente) e o tempo de processamento (tempo de espera). Esses dados você provavelmente deve conseguir por meio de ferramentas corporativas que já deve manter em sua empresa.

Veja: Desafios do agile no home office: como superar?

Métricas de um CFD

Instrumento valioso para projetos ágeis, o cumulative flow diagram entrega 4 principais métricas:

1. Taxa de transferência

Mostra o número de tarefas que a equipe pode concluir em um determinado período. Como esta é a medida definitiva da produtividade do time, os diagramas de fluxo cumulativo devem mostrar onde você como gestor pode alinhar seus esforços e recursos para que o rendimento aumente com o tempo.

2. Cycle time

Mostra o tempo total que a equipe leva para concluir cada tarefa do início ao fim. Como mencionado anteriormente, um dos benefícios mais apreciados pelos gestores dos CFDs é que há a possibilidade de ver onde é possível otimizar o fluxo de trabalho para reduzir os tempos de ciclo.

3. Work in progress

Mostra o número de tarefas que a equipe está realizando ativamente em um determinado momento. Os diagramas de fluxo cumulativo irão visualizar as ineficiências no cronograma do projeto quando o time estiver muito ou pouco trabalho em andamento, em qualquer ponto do diagrama.

4. Lead time

Mostra o tempo que uma demanda leva para transitar em todo o fluxo de trabalho. Isto é o período entre o surgimento de uma nova tarefa em seu fluxo de trabalho e sua partida final do sistema. O lead time é melhor medido a partir do momento em que um membro do time assume uma nova tarefa.

Leia também: Value stream mapping: o que é e como fazer

Padrões do CFD: da queda d’água à baleia penteada 

Apesar de visual, para quem não está familiarizado com os gráficos é comum encontrar dificuldade na leitura ou até mesmo não conseguir interpretar problemas no fluxo. 

Abaixo, seguem alguns exemplos de CFD e como identificá-las pelo desenho no diagrama:

Queda d’água 

Em projetos cachoeira ou queda d’água, as atividades andam em blocos, avançando entre as fases apenas quando todas as atividades da fase atual foram concluídas.

Baleia penteada

Geralmente o CFD se apresenta como uma baleia de cabelos longos, lisos e penteados em times maduros, já bem familiarizados com o método.

Nesse tipo de gráfico, o corpo da baleia representa a última fase do projeto (entrega) e os cabelos são as fases anteriores. Quanto mais os cabelos da baleia estiverem colados ao corpo, menor é o Work In Progress (WIP) e o lead time.

Os próximos dois exemplos representam disfunções no CFD:

Cachorro-quente

Essa variação mostra que existe trabalho acumulado na fase azul que é movido para a fase seguinte. O trabalho envolvido nesta transição aparenta ser rápido dada a sua inclinação aguda. Com isso, chegamos a conclusão de que o lead time é muito alto e desnecessário.

Boca de jacaré

Nesse exemplo temos duas fases com cadências muito discrepantes, sendo a primeira mais rápida. A primeira transição (vermelha) é mais inclinada que a segunda, mostrando throughputs diferentes. Assim, à medida que o tempo passa, mais itens em progresso (WIP) são acumulados e mais tempo demora para um novo item atravessar o fluxo.

Confira: 4 resultados do business agility para a organização

Garantia de mais produtividade e eficiência

O cumulative flow diagram é uma ferramenta essencial para organizações que desejam ter seus processos bem definidos e garantir produtividade. 

Saber interpretar o gráfico da maneira correta é o primeiro passo para uma gestão total do processo. Afinal, o CFD permite que a equipe tenha acesso aos dados e informações de cada etapa por meio de uma visualização clara.

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