Entenda como organizar e alinhar os objetivos da empresa a partir de uma ferramenta Lean que auxilia no planejamento, execução e desdobramento das estratégias

Como conectar a visão de futuro, a partir da alta gestão, a projetos em toda a empresa de maneira organizada e priorizada, ou seja, a um planejamento estratégico? Por mais que a organização tenha uma visão de futuro, transformá-la em realizações que conduzam a essa visão, numa espécie de to-do list não é algo óbvio.

De fato, não é incomum que isso acabe em planejamentos pouco visíveis para a organização, que por sua vez dão origem a projetos dispersos, conflitantes entre si e, no limite, pouco realistas, porque não sabem exatamente como vão levar à visão da organização. Em uma frase, que uma visão, por melhor que seja, não se vincule às operações.

No Lean Thinking, a resposta para isso é o envolvimento efetivo da alta gestão com a realidade da organização em todos os seus níveis. Ou seja, com o ir ao gemba, o famoso ver com seus próprios olhos onde as coisas acontecem.

E tem mais. No Lean Thinking, a tradução da visão em planejamento estratégico se faz com o hoshin kanri, uma ferramenta cujo propósito é garantir a comunicação do que a organização busca para que todos os níveis organizacionais sejam capazes de alinhar os planos necessários para alcançá-lo.

O que é hoshin kanri

“Hoshin” significa direção e agulha, e “kanri”, controle e lógica. Então, hoshin kanri é uma forma de organizar e priorizar localmente nosso caminho em direção a nossos objetivos. Segundo Fábio Trierveiler, Gerente de Transformação Digital Lean, no Lean Institute Brasil:

Hoshin é um objetivo inovador que, quando alcançado, leva a organização para o próximo nível de desempenho. É algo que tem que sacudir a organização, que tem que fazê-la de fato voar. Realizar um hoshin é transformar uma organização.

Com os kanris nós traduzimos esse objetivo em ações, com pessoas envolvidas, prazos, responsabilidades e métricas alinhados a ela. Nesse sentido, os kanris são uma maneira de fazer com que toda a organização se envolva e compreenda seu papel na consecução de seu norte.

Em termos Lean, portanto, hoshin kanri é uma ferramenta que garante que a organização caminhe como um todo na direção de seus objetivos, criando uma ponte entre o norte e a execução nas operações. De acordo com Fábio Trierveiler:

O hoshin kanri ajuda a dar propósito para os organizadores, colaboradores e todos que estão envolvidos nas iniciativas.

O ponto de partida: o hoshin

O hoshin kanri enquanto ferramenta de gestão surge de um grande norte para o qual a organização pretende ir. Não se faz um kanri sem um hoshin, sob pena de se caminhar a esmo.

Um norte ou hoshin não é necessariamente um número, mas uma direção ou foco de melhoria clara e colocada de maneira simples, que posteriormente vai se desdobrar em um plano com várias etapas.

Não se define um hoshin para a organização com facilidade. De fato, com tantas mudanças em um curso nunca antes visto, a grande dificuldade das organizações é saber o que priorizar e onde centralizar seu foco e direcionar esforços. E embora não falte vontade, a maioria dos gestores acham difícil contribuir para alçar o próximo nível quando simplesmente estão ocupados demais apagando incêndios.

Por isso, ao definir um hoshin é preciso ter visão de futuro, estar ligado a uma realização de longo prazo. Tendências passageiras ajudam em projetos cujos objetivos, somados a outras iniciativas, vão levar a esse norte verdadeiro.

Dê ao hoshin um kanri com o catchball hoshin kanri

Um hoshin precisa ser desdobrado em projetos por toda a organização, o que requer sua difusão, isto é, comunicação.

O catchball hoshin kanri é uma ferramenta de comunicação que vai garantir que todos compreendam o hoshin, construam o caminho para chegar a ele e para que saibam como poderão agir pessoalmente para isso.

De acordo com Michael Ballé, o trabalho conjunto entre os setores é crítico porque envolve o compartilhamento do que cada setor está buscando realizar, assim como do que tem em mente e as dificuldades de fazer isso.

O catchball hoshin kanri vai, portanto, de jogador em jogador. Na organização, ele começa de cima para baixo, mas vai novamente de baixo para cima, assim como de um lado para outro, desdobrando o hoshin em projetos em todos os níveis da organização de maneira participativa. Essa é uma maneira de garantir que o kanri se conecte em torno do hoshin.  

Mais do que comunicar, o catchball é uma maneira de colocar a empresa na mesma direção e de engajar e comprometer todos com esse caminho, eliminando perdas.

Matriz X do hoshin kanri: dando visibilidade ao hoshin kanri

O planejamento do hoshin kanri, feito durante o catchball, é graficamente representado em uma matriz X.

A gestão visual é um elemento fundamental no Lean Thinking e, em particular, no hoshin kanri, para reduzir o tempo que a organização precisa para entender com segurança seu estado atual.

No centro da imagem está o propósito da organização, seu norte verdadeiro, do qual o hoshin kanri parte. Em torno dele os objetivos do ciclo estratégico e do ano, iniciativas estratégicas e objetivos técnicos, que vão direcionar a organização a esse grande objetivo.

Revisão do hoshin kanri

Como diz Michael Ballé, um hoshin kanri só faz sentido quando alcança seu objetivo, qual seja, superar um desafio. Se isso não acontecer, a ferramenta vai perder sua credibilidade, sendo mais uma das bugigangas de gestão que os colaboradores vão executar por pura formalidade.

Por isso, após o catchball e a construção do hoshin kanri, ele precisará ser revisado. O hoshin kanri reflete o grande norte da organização? Há coesão entre os projetos dos setores? Os projetos são realistas?

Essa primeira revisão vai ajudar a avaliar a qualidade do trabalho realizado previamente. Certamente, faltarão itens ou existirão incompletudes. Aproveite a revisão do hoshin kanri, sobretudo se for o primeiro, para aprender com as falhas e melhorar.

Leia mais: Kaizen: o processo de melhoria contínua no Lean Thinking

Ao longo da execução, para a qual poderão ser usadas outras ferramentas Lean, novas cadências de revisão devem ser feitas. O hoshin kanri não é uma planilha estática, abandonada depois de construída, mas sim um instrumento que deve ser operacionalizado para mostrar seu valor para a organização.

Benefícios do hoshin kanri

Fábio Trierveiler elenca alguns dos benefícios percebidos por quem usa o hoshin kanri:

– Tornar acessível a estratégia a toda a organização
– Evoluir a competência de execução
– Equipe se sente parte da construção e não apenas executora
– Responsabilidade no cumprimento das ações
– Senso de trabalho em equipe mesmo em equipes diferentes
– Estratégia sendo continuamente evoluída.

Hoshin kanri: desdobre sua visão de futuro em planos

Como vimos, o hoshin kanri é uma ferramenta que ajuda organizações a desdobrar sua visão ou norte verdadeiro em projetos que envolvem e integram todos os níveis organizacionais.

No entanto, sozinho, ele não será a cura para todos os problemas relacionados ao planejamento estratégico em sua organização.

Outra grande dificuldade é tirar o hoshin kanri do papel. A matriz X organiza o trabalho, mas não o fará pela empresa. Certamente, ter os objetivos organizados, priorizados e difundidos pela organização irá aumentar o engajamento, mas, para ir além, veja também como consolidar o sistema puxado com kanban.

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