Entenda quais os desafios e as vantagens de manter o home office no longo prazo

O home office está sendo testado maciçamente por muitas organizações – até por aquelas que ainda não o cogitavam. De acordo com dados da FGV, tínhamos, em maio de 2020, 80,4% das indústrias e 68,6% das empresas de serviços em trabalho remoto parcial ou total. Algo sem precedentes!

Se, por um lado, vários desafios têm surgido com a mudança para o trabalho remoto – como a motivação dos colaboradores no home office, vendas e relacionamento com clientes –, por outro, alguns benefícios do home office têm se comprovado também.

Tanto que muitas dentre as gigantes – como Twitter, Square e Nubank – já anunciaram que vão manter o home office após a pandemia. Segundo pesquisa da FGV, o número de empresas que pretendem adotar ou manter o home office deve crescer em 30% após a pandemia. De acordo com a mesma pesquisa, 44% dos colaboradores aprovam o modelo, ainda que com poréns. Também estudo da FDC e da Grant Thornton indica de 54% dos profissionais vão solicitar aos gestores a manutenção da rotina após a crise.

Esses números mostram que a barreira cultural, que impedia sequer a cogitação do modelo em boa parte das empresas, foi superada. Mas, se é para ter home office permanente após a pandemia, então basta simplesmente deixar rolar?

A resposta é não. Mesmo com uma rotina implementada com sucesso, a rapidez das mudanças impediu que vários pontos fossem bem equalizados para que o modelo de trabalho funcione a longo prazo. E é sobre isso que queremos falar neste post.

Para tal, vamos elencar alguns desafios do home office que as empresas vão precisar encarar para manter o modelo no longo prazo e, depois, os benefícios que ela pode esperar colher.

Saiba mais: A inovação diminui no home office?

Desafios do home office a longo prazo

Não é de hoje que o home office é glamorizado. No entanto, nem tudo são flores. Veja os resultados que a pesquisa do FGVin levantou sobre o modelo de trabalho durante a pandemia:

No longo prazo, problemas como esses podem ser ampliados se não forem abordados continuamente. Vejamos, então, quais os desafios oriundos disso que as empresas terão de enfrentar.

1. Preparar as lideranças

Apesar de a experiência ter convencido muitas lideranças mais céticas de que o home office pode ser possível, um dos principais desafios tem a ver precisamente com elas.

Para 2/3 dos entrevistados na pesquisa da Grant Thornton seus líderes e gestores resistem e não se adequam culturalmente ao home office, ou seja, não são eficazes em ajudá-los no trabalho remoto.

Pesquisa da VitalSmarts mostra dados parecidos. Nos EUA, um a cada cinco líderes não está preparado para gerenciar times remotos.

Estes dados são importantes. Num cenário em que o home office é forçado, pode ser natural que lideranças percam seus parâmetros de comunicação e de gestão de pessoas.

No entanto, se a intenção é manter o home office após a pandemia, é importante preparar as lideranças para atuar de acordo com o modelo. Isso requererá treinamento e, claro, a construção de uma cultura de gestão customizada ao modelo – duas coisas que não acontecem de um dia para o outro.

2. Criar uma política e boas práticas de trabalho remoto

A maior parte das empresas que adotaram o home office durante a pandemia não o tinham como cultura. O que quer dizer que tampouco tinham uma política de home office, com regras, rotinas e protocolos de operação remota.

É preciso criá-la, para não dar margem para dúvidas ou mal entendidos para os colaboradores e para a empresa.

Para empresas que já tinham uma política, pode ser hora de modificá-la. O mesmo estudo da VitalSmarts nos EUA mostrou que 28% das empresas tiveram que revisar sua política de home office.

Aborde as expectativas da empresa em relação às equipes remotas, a frequência de home office, regras para usar os espaços da empresa quando necessário, procedimentos intersetoriais, uso de equipamentos, rotinas de segurança, recomendações de trabalho, em suma, tudo o que o colaborador precisa saber para atender a empresa e ser atendido por ela.

3. Transformação digital

A cloud computing foi o alicerce de quase toda a mudança atual para o trabalho remoto. Com a tecnologia, nossas ferramentas não estão mais em locais ou dispositivos particulares, o que torna o hardware subjacente pouco relevante. E pensar que nada disso seria possível há meros 10 anos!

Para alguns analistas, é possível que a nova realidade de trabalho dê a algumas tecnologias que até agora não se mostraram muito úteis no home office – como realidade virtual, realidade aumentada e outras – um propósito de que elas careciam até agora.

O que queremos dizer com isso? Que, para manter o home office pós-pandemia, a organização precisa investir continuamente em sua transformação digital, o que significa explorar mais a fundo formatos de nuvem, uso de APIs que interliguem todos os sistemas e atenção a novidades em tecnologias emergentes.

Veja: Cloud: por que você precisa no home office agora

4. Manter a produtividade, a comunicação e a transparência

Muitos executivos acreditam que as atividades são realizadas com menos qualidade a distância, dada a flexibilidade do modelo.

De fato, silos tendem a ser criados com muito mais facilidade por fatores como diminuição da cadência de comunicação, falta de compartilhamento de informações e de conhecimentos, hábitos de colaboração e de conexão. Una a isso a diminuição do equilíbrio entre vida pessoal e trabalho, a fatiga de vídeoconferências e as poucas oportunidades de desestressar, e temos um grande desafio.

Isso afeta a transparência e a accountability, comprometendo em última instância os resultados, retenção de talentos, custos, clima e por aí vai.

Os princípios do Lean Thinking podem ajudar. Fazer um value stream mapping do setor, adotar ferramentas como kanban e work operating systems e manter uma cadência de comunicações tanto com a equipe toda quanto com os colaboradores individualmente é o básico para evitar que esses problemas ocorram.

E, claro, seguir as dicas que os #Supers deixaram neste vídeo:

5. Desenvolvimento de habilidades e carreira

Outro desafio – que não é estranho ao ambiente do escritório – é o desenvolvimento de habilidades e, logo, da carreira dos colaboradores.

Essa preocupação aparece em um levantamento da Hays. De acordo com a pesquisa, o nível de preocupação varia de acordo com o nível de senioridade: 70% dos profissionais de tecnologia seniores pensam que o impacto de manter o home office após a pandemia é pequeno em sua carreira, já mais de 50% dos recém-graduados pensam que o impacto do home office prolongado será grande.

Na visão desses profissionais, eles têm a desvantagem de não ter muito tempo com gestores e colaboradores experientes – seus potenciais mentores -, e ainda de compreender diferentes partes da organização, o que poderia gerar novas oportunidades de crescimento.

O desafio para as empresas será dar aos colaboradores um entendimento claro do papel do trabalho deles para a organização, criar parâmetros claros de avaliação da evolução dos colaboradores dentro de seus planos de carreira e de desenvolvimento individual e, ainda, mesclar o trabalhar individual com o trabalho em grupo.

Leia também: Como manter a motivação da equipe no home office?

Vantagens de manter o home office pós-pandemia

Como vimos, os desafios de manter o home office após a pandemia são muitos.

Isso não quer dizer que as vantagens do home office também não sejam interessantes no longo prazo. Vejamos as principais.

1. Gestão de custos

De acordo com Roberta Vasconelos, fundadora da BeerOrCoffe, uma startup que busca o modelo de escritório ideal para cada organização, os custos de uma empresa com sua infraestrutura só perdem para os de folha de pagamento.

Por isso, a menos que ter um escritório em uma região cara seja parte da estratégia da corporação, talvez não seja tão sustentável assim manter toda a equipe trabalhando no local.

Ter pelo menos uma parte dos colaboradores em casa permite que a organização diminua sua sede, logo diminuindo também os custos com aluguel e manutenção de espaços.

2. Aceleração da transformação digital

Trabalhar remotamente requer doses maiores de tecnologia. Por isso, apontamos acima este como um dos desafios do home office permanente e agora como uma vantagem, sobretudo para empresas que querem acelerar.

Estamos falando de processos totalmente digitalizados que, além de funcionarem bem, permitam que as equipes permaneçam bem-integradas. Isso requer um conhecimento das possibilidades que a tecnologia oferece.

Em virtude disso, a aceleração da transformação digital, oriunda da ida forçada para o home office, tem sido apontada como um dos grandes saltos das organizações.

No pós-pandemia essa transformação não vai terminar. Tecnologias emergentes também têm sido impulsionadas, então é preciso estar atento a como suas operações podem ser melhoradas permanentemente.

Se o seu objetivo é acelerar a transformação digital da organização, o home office foi e continuará sendo um bom motivador.

3. Atração e retenção de talentos

Para nós, que temos no coração de nosso negócio a alocação de profissionais de TI e o desenvolvimento de projetos, e lidamos com a escassez de especialistas em certas tecnologias em algumas regiões, a vantagem do home office no longo prazo é a solução para a atração e retenção de talentos.

Sem a necessidade de uma equipe interna, a contratação não ficará restrita à região em que a empresa atua.

Esse maior grau de mobilidade permite que vários talentos sejam atraídos e retidos na organização, gerando outros benefícios, como diminuição da taxa de turnover, melhor clima organizacional etc.

4. Diversidade de profissionais

Se você pode contratar de qualquer lugar, você também terá o benefícios de atrair profissionais bem diversos, um fator que, comprovadamente, promove a performance. De acordo com pesquisa da McKinsey, companhias com maiores índices de diversidade têm até 33% mais chances de lucrar acima da média das outras. Num momento de crise, esse diferencial competitivo significa sobrevivência e um pouco mais.

Exemplo dele é a Nubank. A fintech pratica uma formação de times que tem como premissa a diversidade: são 1.600 profissionais, de 25 nacionalidades. Segundo David Vélez, um dos fundadores:

A diversidade é a chave da inovação. Você não consegue inovar com uma equipe só de homens, em que todo mundo fez a mesma faculdade e se veste igual.

Em TI, diversidade ainda é um desafio, sobretudo quando se trata de negros, mulheres e de LGBTQI+. Manter o home office pós-pandemia é uma das ações que podem permitir mais diversidade de perfis em sua organização.

5. Possibilidade de atuação em novos mercados

Quando você consegue atrair profissionais – potencialmente – de qualquer lugar, você também abre uma frente de expansão, por isso esta é outra vantagem de manter o home office após a pandemia.

Se sua sede é em Santa Catarina, como a nossa, mas tem profissionais de São Paulo, automaticamente você cria um braço da empresa neste lugar, trazendo para mais próximo da sua realidade uma expansão.

Home office pós-pandemia: um desafio que vira oportunidade

Embora o receio de implementar o modelo remoto de trabalho já tenha sido vencido, manter o home office no longo prazo após a pandemia não é uma questão de tudo ou nada. Após a crise, a empresa pode ter o modelo de trabalho como uma opção, criando um modelo híbrido de trabalho.

Negociar com os colaboradores, organizar ponto a ponto uma política de home office permanente, fazer do uso da tecnologia como cotidiano e preparar as lideranças serão ações fundamentais para o obter as vantagens do home office e o sucesso da iniciativa a longo prazo.

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